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title: "Ein Fall von Arbeitsautomatisierung durch einen Nichtentwickler nach abgelehnter Personalaufstockung"
locale: de
category: case_study
category_name: "Fallstudie"
translation_status: reviewed
license: cc_by
author: "injoys"
source_url: https://injoys.com/en/articles/project-manager-workflow-automation-case-study
published_at: 2026-08-29T05:28:31+09:00
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# Ein Fall von Arbeitsautomatisierung durch einen Nichtentwickler nach abgelehnter Personalaufstockung

> Dieser Fall zeigt, wie eine Fachkraft im Projektmanagement, die bei mangelnder Personalausstattung und fehlenden Standards zusätzlich Wartungsaufgaben übernehmen musste, Engpässe beseitigte und mit Claude Code kleine Automatisierungen umsetzte. Entscheidend ist, zunächst die Arbeitsstruktur zu ändern, die unnötige Übergaben und Wiederholungen verursacht, statt Aufgaben lediglich schneller zu erledigen.

## Key Points

- Das größere Problem als die zunehmende Arbeitsmenge bestand darin, dass die vorhandenen Mitarbeiter zugleich neue Verfahren und Standards für Arbeitsergebnisse entwickeln mussten.
- Auch kurze Anfragen zum Im- und Export von Dateien erzeugen eine Belastung, die über die eigentliche Bearbeitungszeit hinausgeht, wenn sie die Konzentration wiederholt unterbrechen.
- Die erste wirksame Verbesserung war kein Automatisierungsprogramm, sondern eine Änderung des Anfragewegs, sodass Anfragen nicht mehr über den zuständigen Mitarbeiter liefen.
- Auch Nichtentwickler können mit generativer KI und Coding-Werkzeugen kleine Automatisierungen schaffen, indem sie den Kreislauf aus Problembeschreibung, Ausführung, Fehlerprüfung und Korrektur durchlaufen.
- Bei der Auswahl von Automatisierungszielen sind neben der Wiederholungshäufigkeit auch Fehlerrisiko, Unterbrechungshäufigkeit, Standardisierbarkeit und Sicherheitskontrollen zu bewerten.

Wer von wiederkehrenden Aufgaben überwältigt ist, sucht häufig zuerst nach einer Möglichkeit, sie schneller zu erledigen. Doch der Ausgangspunkt in diesem Fall war ein anderer. In einer Situation, in der zusätzliches Personal nur schwer zu bekommen war, untersuchte ein Projektmanagement-Verantwortlicher nicht, wie er die bei ihm auflaufende Arbeit unverändert beschleunigen konnte, sondern zunächst, warum sämtliche Anfragen und Prüfungen überhaupt über ihn laufen mussten.

Dieser Artikel stellt nicht die Funktionen von Automatisierungstechnologien vor, sondern analysiert das Arbeitsumfeld, das Automatisierung unumgänglich machte, die erste strukturelle Verbesserung, den Lernprozess eines Nichtentwicklers und die Grundsätze, die sich aus dieser Erfahrung verallgemeinern lassen.

## Ausgangspunkt des Falls: Nicht nur der Arbeitsumfang, sondern auch die Komplexität nahm zu

Das betreffende Team war ursprünglich für den Betrieb der Infrastruktur zuständig. Für die stabile Ausführung der Systeme, die Reaktion auf Störungen und die Zusammenstellung der monatlichen Ergebnisse gab es bereits etablierte Abläufe. Das Problem begann, als bei unverändertem Personalbestand ein neues Instandhaltungsprojekt hinzukam.

Das war nicht damit vergleichbar, dieselbe Arbeit einfach doppelt auszuführen. Der Verantwortliche musste Aufgaben erledigen, mit denen er noch keine Erfahrung hatte, und zugleich die folgenden Elemente neu gestalten.

- Welche Arbeitsergebnisse angefordert werden sollten
- Welche Angaben die Dokumente enthalten sollten
- In welcher Reihenfolge Auftragnehmer und Kunde die Unterlagen prüfen sollten
- Wie Nummern und Termine für die einzelnen Arbeiten verwaltet werden sollten
- Wie unterzeichnete Ergebnisse zurückgeholt und gemeldet werden sollten

| Kategorie | Bisheriger Infrastrukturbetrieb | Hinzugekommene Instandhaltungsaufgaben |
|---|---|---|
| Arbeitssystem | Vertraute Betriebsabläufe vorhanden | Verfahren und Kriterien mussten neu gestaltet werden |
| Wichtigste Arbeitsergebnisse | Betriebsleistungen und Aufzeichnungen zur Störungsbehebung | Pläne, Arbeitsprotokolle, unterzeichnete Exemplare, Abnahmeunterlagen usw. |
| Beteiligte | Schwerpunkt auf internem Betrieb | Auftragnehmer, Beschäftigte, zuständiger Bereich und Kunde gemeinsam beteiligt |
| Hauptbelastung | Stabiler Betrieb | Einschließlich Standardisierung, Terminabstimmung, Prüfung, Rückweisung und Rückholung |

Der Kern der Überlastung bestand darin, dass nicht nur die Arbeit zunahm, sondern auch das System zu ihrer Bearbeitung erst geschaffen werden musste.

## Ohne Standards wiederholen sich Prüfung und Rückweisung

Da es für die Arbeitsergebnisse der Instandhaltung keine ausreichenden bestehenden Standards gab, erstellte der Verantwortliche die Vorlagen selbst und verteilte sie an die Auftragnehmer. Vor Ort traten jedoch wiederholt Probleme auf: Es wurden Formulare aus dem Vorjahr verwendet, Unterschriften der Beschäftigten fehlten oder Besonderheiten wurden unklar formuliert.

Steht im Ergebnisfeld beispielsweise lediglich „Spätere Maßnahme vorgesehen“, kann der Verantwortliche den Abschlusszeitpunkt nicht nachverfolgen. Er muss das Dokument mit der Bitte um ein konkretes vorgesehenes Datum zurückweisen und anschließend die korrigierte Fassung erneut prüfen. Dadurch entsteht eine Struktur, in der der Verwaltungsaufwand für die Prüfung und Korrektur der Arbeitsergebnisse größer wird als der Aufwand für die eigentliche Inspektion.

Dieser Fall zeigt, dass die Standardisierung vor der Dokumentenautomatisierung kommen muss. Solange Eingabeformate und Pflichtfelder nicht festgelegt sind, überträgt auch ein Automatisierungswerkzeug lediglich unklare und unvollständige Daten schneller. Wer Automatisierung erwägt, sollte zunächst Folgendes festlegen.

1. Angaben, die zwingend eingegeben werden müssen
2. Zulässige Schreibweisen für Datumsangaben und Namen
3. Bedingungen, unter denen Unterschriften oder Anhänge erforderlich sind
4. Gründe für eine Rückweisung und Verantwortliche für die Korrektur
5. Kriterien, anhand derer eine Aufgabe als abgeschlossen gilt

## Warum wenige Minuten dauernde Anfragen den gesamten Tagesablauf zerstörten

Aus Sicherheitsgründen wurden der Import und Export externer Dateien über eine einzige Anlaufstelle abgewickelt, nämlich über einen einzelnen Verantwortlichen. Die Bearbeitung einer Anfrage dauerte zwar nicht lange, doch das Problem bestand darin, dass der Zeitpunkt der Anfrage nicht vorhersehbar war.

Ging eine Anfrage ein, während er sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrierte, musste er die Arbeit unterbrechen und die Datei bearbeiten. Danach musste er sich erneut in den Kontext der unterbrochenen Aufgabe hineindenken. In diesem Fall erhöhte nicht die Bearbeitungsdauer der einzelnen Anfrage die wahrgenommene Belastung, sondern der wiederholte Aufgabenwechsel.

Bei der Suche nach Automatisierungskandidaten reicht es nicht aus, nur die Bearbeitungszeit eines einzelnen Vorgangs zu berechnen. Auch die folgenden Kosten müssen berücksichtigt werden.

- Zeit für die Prüfung der Anfrage und die Festlegung ihrer Priorität
- Wechselkosten durch das Unterbrechen und erneute Aufnehmen der bisherigen Arbeit
- Zeit, um fehlende Informationen erneut beim Anfragenden zu erfragen
- Zeit, um den Bearbeitungsstatus gesondert zu erfassen und zu melden
- Wartezeit, die entsteht, wenn ein bestimmter Verantwortlicher abwesend ist

Kurze, aber unvorhersehbar wiederkehrende Anfragen können zu einem Engpass werden, der den Gesamtzeitplan und die Konzentration erheblich beeinträchtigt.

## Die erste Lösung war keine Automatisierung, sondern die Beseitigung eines Umwegs

Die erste Verbesserung beim Import und Export von Dateien bestand nicht in der Entwicklung eines Programms. Stattdessen wurde der Ablauf so geändert, dass Anfragende und Kunden ihre Anfragen über das Forum des internen Projektmanagementsystems direkt miteinander austauschten.

| Vor der Änderung | Nach der Änderung |
|---|---|
| Alle Anfragen liefen über den Projektmanagement-Verantwortlichen | Anfragende und Kunden bearbeiteten sie direkt im System |
| Der Verantwortliche übernahm sowohl Weiterleitung als auch Dokumentation | Der Bearbeitungsverlauf wurde im System gespeichert |
| Bei jeder Anfrage wurde die eigentliche Arbeit unterbrochen | Der Verantwortliche prüfte die Aufzeichnungen bei Bedarf |
| Bei Abwesenheit des Verantwortlichen konnten sich Anfragen verzögern | Festgelegte Beteiligte konnten sie innerhalb desselben Ablaufs prüfen |

Der daraus abzuleitende Grundsatz ist eindeutig. Statt die eigene Aufgabe schneller auszuführen, kann es die bessere Lösung sein, dafür zu sorgen, dass diese Aufgabe überhaupt nicht mehr über einen selbst laufen muss.

Vor der Gestaltung einer Automatisierung ist es hilfreich, die folgenden Punkte der Reihe nach zu prüfen.

1. Kann dieser Schritt entfallen?
2. Können Anfragende die Daten selbst eingeben oder prüfen?
3. Lässt sich der Ablauf mit Funktionen des bestehenden Systems vereinfachen?
4. Können Eingaben und Entscheidungskriterien standardisiert werden?
5. Lassen sich die danach noch verbleibenden wiederkehrenden Aufgaben automatisieren?

## Mehrere einfache Aufgaben trafen gleichzeitig zusammen und verfestigten die Überlastung

Der gesamte Ablauf der Instandhaltung umfasste die Terminplanung, die Zusammenstellung von Informationen über Auftragnehmer und Beschäftigte, die Vergabe von Nummern, die Rückholung von Arbeitsprotokollen, Prüfung und Unterschrift durch den Kunden, das Scannen, die Abnahmeberichterstattung und die Weitergabe der Ergebnisse an die einzelnen Auftragnehmer. Jeder Schritt für sich war nicht schwierig, doch wenn alle gleichzeitig anfielen, ließen sie sich allein mit menschlichem Gedächtnis und manueller Arbeit nur schwer kontrollieren.

Dieser Zustand hielt etwa drei Monate an. Tagsüber reagierte der Verantwortliche auf Import- und Exportanfragen, Rückfragen von Auftragnehmern, Abstimmungen mit Teammitgliedern und Kundenanfragen. Erst nach Feierabend, wenn die Zahl der Kontaktaufnahmen zurückging, konnte er die liegen gebliebenen Kernaufgaben bearbeiten. Dieses wiederkehrende Muster glich weniger einer Problemlösung als dem verspäteten Aufholen der Ereignisse des jeweiligen Tages.

Der Verantwortliche beantragte zusätzliches Unterstützungspersonal, doch der Antrag wurde abgelehnt. Als eine Personalaufstockung nicht möglich war, gewann die Option, die bisherige Arbeitsweise zu verändern, an Bedeutung. Die Automatisierung war kein aus Interesse begonnenes Hobby, sondern eine Reaktion auf die Erkenntnis, dass sich mit der bestehenden Arbeitsstruktur im nächsten Monat dieselben Probleme wiederholen würden.

## Eine Claude Code-Demonstration wurde zum Anlass für ein kleines Experiment

Der Wendepunkt war eine Automatisierungsdemonstration mit Claude bei einer Veranstaltung der Zentrale. Entscheidend war nicht die komplexe Entwicklungstechnologie, sondern die Erkenntnis, dass sich dieses Werkzeug möglicherweise auch auf die eigenen Aufgaben anwenden ließ. Ein Gespräch mit einem ebenfalls anwesenden Kollegen darüber, einen kleinen Versuch zu starten, wurde zum Ausgangspunkt der späteren Automatisierungsarbeit.

Da der Verantwortliche kein Entwickler war, fragte er zunächst eine andere generative AI, wie Claude Code installiert wird. Er prüfte die für sein Betriebssystem passenden Anleitungen und Befehle, führte sie aus und orientierte sich anhand von Videomaterial und ähnlichen Quellen an den ersten Einrichtungsschritten anderer Nutzer. Er begann also nicht erst, nachdem er die Programmierungstheorie vollständig erlernt hatte.

Diese Vorgehensweise bedeutet jedoch nicht, dass Befehle aus unbekannten Quellen ungeprüft ausgeführt werden dürfen. Auf dienstlichen Geräten müssen die Sicherheitsrichtlinien der Organisation und die Berechtigungen zur Softwareinstallation geprüft werden; nach Möglichkeit sollten die Installationsschritte aus der offiziellen Dokumentation verwendet werden. Vor der Ausführung ist zudem zu kontrollieren, ob Befehle Dateien löschen, Berechtigungen ändern oder Daten nach außen übertragen.

## Der dialogbasierte Problemlösungsprozess war wichtiger als das Ergebnis

Das erste Ergebnis vermittelte das Selbstvertrauen, dass auch Nichtentwickler Automatisierungen erstellen können. Die wichtigere Erkenntnis dieses Falls lag jedoch nicht im fertigen Programm, sondern im Erstellungsprozess.

Dialogbasierte Entwicklung verläuft im Allgemeinen in folgendem Kreislauf.

- Das zu lösende Problem und der aktuelle Ablauf werden beschrieben.
- Rahmenbedingungen wie Eingabedateien, Ausgabeformat und Sicherheitsbeschränkungen werden mitgeteilt.
- Die von der AI vorgeschlagene Methode und der Code werden geprüft.
- Die Ausführung erfolgt mit einer Kopie oder mit Testdaten.
- Fehlermeldungen und von den Erwartungen abweichende Ergebnisse werden erneut beschrieben.
- Korrekturen werden angewendet und erneut überprüft.

Generative AI kann Technologien oder Ansätze vorschlagen, die dem Nutzer zuvor unbekannt waren, und der Nutzer kann um eine erneute Erklärung ungewohnter Begriffe bitten. Die Vorschläge sind jedoch nicht immer korrekt oder für die Umgebung der jeweiligen Organisation geeignet. Daher sollte AI nicht als genehmigende Instanz behandelt werden, die Entscheidungen übernimmt, sondern als Hilfsmittel, das die Auswahlmöglichkeiten erweitert und den Aufwand für Versuch und Irrtum verringert.

## Aus dem Fall abgeleitete Kriterien zur Auswahl von Automatisierungsaufgaben

Nicht jede Aufgabe muss allein deshalb automatisiert werden, weil sie sich wiederholt. Werden die folgenden Kriterien gemeinsam bewertet, lassen sich Prioritäten leichter festlegen.

| Entscheidungskriterium | Zu prüfende Frage | Bedeutung |
|---|---|---|
| Wiederholungshäufigkeit | Wie häufig tritt dieselbe Aufgabe auf? | Je häufiger sie sich wiederholt, desto größer ist das kumulierte Einsparpotenzial |
| Bearbeitungsregeln | Lassen sich Eingaben und Ergebnisse mit eindeutigen Regeln beschreiben? | Je klarer die Regeln, desto einfacher sind Umsetzung und Überprüfung |
| Unterbrechungshäufigkeit | Tritt die Aufgabe unangekündigt auf und unterbricht die Kernarbeit? | Auch kurze Aufgaben können eine hohe Priorität erhalten |
| Auswirkungen von Fehlern | Wirken sich Auslassungen oder Fehlentscheidungen auf Verträge, Sicherheit oder Kosten aus? | Statt einer vollständigen Automatisierung kann eine menschliche Genehmigung erforderlich sein |
| Eingabequalität | Sind Vorlagen und Pflichtfelder standardisiert? | Unregelmäßige Eingaben erhöhen die Zahl der Ausnahmebehandlungen |
| Nachverfolgbarkeit | Lässt sich dokumentieren, wer wann was bearbeitet hat? | Erforderlich für Prüfungen und die Klärung von Verantwortlichkeiten |
| Veränderungswahrscheinlichkeit | Ändern sich Verfahren und Vorlagen häufig? | Auch die Wartungskosten müssen berücksichtigt werden |

Vorrangig automatisiert werden sollten in der Regel kleine Aufgaben mit eindeutigen Regeln und hoher Wiederholungshäufigkeit, deren Ergebnisse sich leicht von Menschen überprüfen lassen. Bei Aufgaben, die rechtliche Beurteilungen, Sicherheitsgenehmigungen, vertragliche Verantwortung oder Entscheidungen über erhebliche Geldbeträge umfassen, ist es dagegen sicherer, einen menschlichen Prüfschritt beizubehalten.

## Bei der Automatisierung leicht übersehene Kontrollen und Wartungsaufgaben

Wird die Automatisierung wegen dringender Aufgaben übereilt eingeführt, können die Risiken der bisherigen manuellen Arbeit in den Code verlagert werden. Insbesondere in einem Umfeld wie diesem, in dem externe Dateien, unterzeichnete Exemplare und Kundendaten verarbeitet werden, müssen neben der Verarbeitungsgeschwindigkeit auch Kontrollen gestaltet werden.

### Mindestens zu prüfende Kontrollpunkte

- **Berechtigungen:** Die Ordner und Konten, auf die das Automatisierungswerkzeug zugreifen kann, werden auf den erforderlichen Umfang beschränkt.
- **Datenschutz:** Personenbezogene Daten, Vertragsunterlagen und Authentifizierungsinformationen werden nicht in nicht genehmigte externe AI-Dienste eingegeben.
- **Testumgebung:** Die erste Ausführung erfolgt nicht mit den Originalen, sondern mit Kopien und anonymisierten Testdaten.
- **Menschliche Genehmigung:** Für schwer rückgängig zu machende Schritte wie Dateiübertragungen, Löschungen und Abschlussberichte wird ein Bestätigungsverfahren eingerichtet.
- **Protokollierung:** Eingaben, Ausführungszeitpunkt, Verarbeitungsergebnisse, Fehler und Korrekturverlauf werden dokumentiert.
- **Wiederherstellung:** Originale und Sicherungen werden aufbewahrt, damit bei einem Fehlschlag zum vorherigen Zustand zurückgekehrt werden kann.
- **Abhängigkeit vom Verantwortlichen:** Die Vorgehensweise wird so dokumentiert, dass auch andere Teammitglieder als der Ersteller wissen, wie die Automatisierung ausgeführt und gestoppt wird.

Das Erfolgskriterium einer Automatisierung darf auch nicht lauten, dass sie „einmal ausgeführt wurde“. Es muss zugleich bewertet werden, ob sie auch bei einer Änderung der Vorlage oder einem Wechsel des Verantwortlichen angepasst werden kann, ob sich Fehler erkennen lassen und ob eine Rückkehr zum manuellen Verfahren möglich ist. Dies ist ein Kriterium zur Unterscheidung zwischen einem kurzfristigen persönlichen Produktivitätswerkzeug und einem nachhaltigen Arbeitssystem.

## Durch die Erfahrung bestätigte Tatsachen und Grenzen der Verallgemeinerung

Da dieser Fall auf den tatsächlichen Erfahrungen eines einzelnen Verantwortlichen beruht, garantiert er nicht für jede Organisation dieselben Ergebnisse. Es muss zwischen den unmittelbar im Fall bestätigten Inhalten und den Punkten unterschieden werden, die bei einer Übertragung auf andere Umgebungen geprüft werden müssen.

| Im Fall beobachtete Inhalte | Vor der Anwendung gesondert zu prüfende Inhalte |
|---|---|
| Ohne personelle Veränderung kamen neue Instandhaltungsaufgaben hinzu | Personaleinsatz und Möglichkeiten zur Anpassung der Aufgaben in der jeweiligen Organisation |
| Die zentrale Anlaufstelle führte zu wiederholten Arbeitsunterbrechungen beim Verantwortlichen | Ob eine direkte Bearbeitung zwischen den Anfragenden gemäß den Sicherheitsbestimmungen zulässig ist |
| Mit dem Forum des bestehenden Managementsystems wurde ein Zwischenschritt reduziert | Berechtigungen, Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Genehmigungsfunktionen des eingesetzten Systems |
| Mithilfe der Anleitungen generativer AI installierte und erlernte ein Nichtentwickler das Werkzeug | Installationsberechtigungen auf Unternehmensgeräten und Richtlinien zur Nutzung externer AI |
| Ein kleines Ergebnis führte zu mehr Selbstvertrauen für weitere Automatisierungsversuche | Genauigkeit der Automatisierung, eingesparte Zeit und Wartungskosten |

Der zentrale Wert dieses Falls liegt daher nicht in der Behauptung, dass ein bestimmtes Werkzeug bei jedem dieselben Ergebnisse erzielt. Er liegt darin, wiederkehrende Aufgaben nicht als Folge mangelnder persönlicher Anstrengung zu deuten, sondern sie als Problem von Abläufen, Standards, Berechtigungen und Engpässen neu zu definieren.

## Fazit: Zeitmangel kann ein Ausgangspunkt sein

Automatisierung muss nicht ausschließlich als separates Projekt betrachtet werden, das erst erlernt wird, wenn genügend Freiraum vorhanden ist. Wenn sich die Arbeit ständig anhäuft und im nächsten Monat dieselben Probleme erneut auftreten werden, kann dies ein Signal dafür sein, dass die bestehende Struktur verändert werden muss.

Der Ausgangspunkt muss kein groß angelegter Entwicklungsplan sein. Man kann eine Anfrage auswählen, die die Konzentration besonders häufig unterbricht, und zunächst prüfen, ob dieser Schritt wirklich über einen selbst laufen muss. Lässt er sich weder beseitigen noch an ein bestehendes System übergeben, ist es sicherer, das Eingabeformat zu standardisieren und zunächst kleine Teilbereiche zu automatisieren, deren Ergebnisse sich leicht überprüfen lassen.

Die wichtigste Frage, die dieser Fall hinterlässt, lautet nicht: „Wie kann ich diese Arbeit schneller erledigen?“ Sie lautet: „Warum wiederholt sich diese Arbeit, warum muss sie zwingend über mich laufen, und bis zu welchem Schritt kann sie einem System übertragen werden?“

## FAQ

### Kann man auch ohne Entwicklerkenntnisse mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen beginnen?
Das ist möglich, aber es ist sicherer, in kleinem Umfang zu beginnen. Sie sollten den aktuellen Ablauf sowie die Bedingungen für Ein- und Ausgabe klar beschreiben, die von generativer KI vorgeschlagene Methode mit einer Kopie oder Testdaten ausführen und die Ergebnisse anschließend selbst überprüfen.

### Sollten alle wiederkehrenden Aufgaben automatisiert werden?
Nein. Zunächst sollte geprüft werden, ob sich der betreffende Schritt ganz vermeiden lässt oder ob der Auftraggeber ihn selbst erledigen kann. Wenn eine Abschaffung oder Vereinfachung des Ablaufs schwierig ist und es sich um eine wiederkehrende Aufgabe mit klaren Regeln handelt, kann eine Automatisierung in Betracht gezogen werden.

### Lohnt es sich auch, Aufgaben mit kurzer Bearbeitungszeit zu automatisieren?
Wenn sie häufig und unangekündigt auftreten und dadurch die Kernarbeit unterbrechen, kann sich dies lohnen. Dabei sollten nicht nur die Bearbeitungszeit eines einzelnen Vorgangs, sondern auch der Aufwand für das Prüfen der Anfrage, den Aufgabenwechsel, das Ergänzen fehlender Informationen, die Dokumentation und die erneute Konzentration berücksichtigt werden.

### Warum ist vor der Automatisierung von Arbeitsabläufen zunächst eine Standardisierung erforderlich?
Weil eine Automatisierung Ausnahmen nur schwer zuverlässig verarbeiten kann, wenn Pflichtfelder und Eingabeformate nicht einheitlich sind. Wenn zunächst Abschlusskriterien, Datumsformate, Unterschriftsbedingungen und Ablehnungsgründe festgelegt werden, werden Implementierung und Überprüfung einfacher.

### Darf von generativer KI erstellter Code unverändert ausgeführt werden?
Er darf nicht unverändert ausgeführt werden. Es muss geprüft werden, ob Dateien gelöscht, Berechtigungen geändert oder Daten extern übertragen werden, und auch die Sicherheitsrichtlinien sowie die Installationsberechtigungen der Organisation sind zu beachten. Am sichersten ist es, den Code zunächst mit einer Kopie statt dem Original und mit anonymisierten Testdaten zu überprüfen.

### Kann durch Automatisierung jede menschliche Prüfung entfallen?
Das hängt vom Risiko der jeweiligen Aufgabe ab. Bei Schritten mit großen möglichen Auswirkungen von Fehlern, etwa Dateiübertragungen und -löschungen, Sicherheitsfreigaben, vertraglichen Beurteilungen oder Entscheidungen über bedeutende Geldbeträge, müssen menschliche Kontroll- und Genehmigungsverfahren beibehalten werden.

### Welche Aufgabe eignet sich am besten als erstes Automatisierungsprojekt?
Geeignet sind kleine Aufgaben, die häufig wiederkehren, klaren Regeln folgen und deren Ergebnisse sich leicht von Menschen abgleichen lassen. Zudem sollte geprüft werden, ob bei Fehlern eine Wiederherstellung aus dem Original möglich ist und ob das Risiko einer Offenlegung sensibler Informationen gering ist.

### Wie lässt sich beurteilen, ob eine Automatisierung erfolgreich war?
Es sollte nicht nur geprüft werden, ob die Ausführung erfolgreich war, sondern auch die Anzahl der Unterbrechungen, Ablehnungen und Auslassungen sowie die Wartezeiten bei der Bearbeitung und der Zeitaufwand für Fehlerkorrekturen sollten miteinander verglichen werden. Außerdem muss bewertet werden, ob die Automatisierung auch bei Änderungen an Formularen und einem Wechsel der zuständigen Person weitergeführt werden kann und ob bei einem Fehlschlag eine Rückkehr zum manuellen Verfahren möglich ist.

## Sources

- [Als die Personalaufstockung abgelehnt wurde, begann die Automatisierung mit „Lass uns das mal ausprobieren“ | 요즘IT](https://yozm.wishket.com/magazine/detail/3912/)

## Images

![Mitarbeiterin am Laptop, während Kollegen einen Touchscreen nutzen](https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6MTI4NzUsInB1ciI6ImJsb2JfaWQifX0=--6ea22c48d8437db264e2c179ded939ce099f2a0b/ai-fcef29be.webp)
![Chaotische Unterlagen und Meldungen werden in ein automatisiertes Dashboard mit Workflow überführt](https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6MTI4ODMsInB1ciI6ImJsb2JfaWQifX0=--8996698429ec4d415b74063aa44ca9f301aa486e/ai-cd6d8a57.webp)