集中力回復の3つの方法と業務別の適用基準 ==================== 業務への集中を管理するには、完成させる成果物を一つ決め、連絡を確認する時間を分け、中断前に再開メモを残してください。集中する時間は業務状況に合わせて調整し、成果物が残っているかを基準に計画を見直してください。 - 1. 確保できる時間内に完成させる成果物を一つ、具体的に決めてください。 - 2. 通常のメッセージを確認するタイミングと、緊急連絡の経路を分けてください。 - 3. 仕事を止める前に、進捗状況と未解決事項、次の行動を記録してください。 忙しいのに終えた仕事がないなら、まず完了させる成果物を1つ決めるとよいです。通常の連絡は確認するタイミングを分け、中断する前には再開メモを残してください。時間を確保しにくい業務なら、まず連絡のルールを調整してください。 時間と個数は実践例です。根拠は2009年と2018年の研究資料で確認してください。 忙しいのに終えた仕事がない理由 業務の間を頻繁に行き来すると、働いた時間に比べて成果物が少なくなることがあります。メッセージを確認した後は、元の作業の文脈をもう一度たどる必要があります。ただし、業務量そのものが多い場合や必要な資料がない場合も、仕事は滞ります。集中する習慣だけですべての遅れを説明することはできません。 注意残余とは、別の仕事に移っても前の仕事についての考えが残る現象です。Sophie Leroyの2009年の研究では、未完了の課題から注意を切り離すのは難しいと説明されています。研究では、その後の課題の遂行にも影響が見られました。2009年の注意残余研究 まず、作業が止まった理由を分けてください。 観察した状況 最初に確認する点 文書を書きながらメッセージの確認と検索を繰り返す 作業の切り替え方と通知の確認方法 何から始めるべきか決められない 今回の作業の完了基準 返答や資料を待っているため止まる 他の人に依頼する事項 必要な作業量が確保した時間より多い 業務範囲と優先順位 1. 完了させる成果物を1つ決める 計画には活動名ではなく、完了したかどうかを確認できる成果物を書いてください。「資料調査」とだけ書くと、どこで止めるべきか判断しにくくなります。比較項目と整理する形式を決めると、今回の作業の範囲が明確になります。数字は作業の大きさを決める例として活用してください。 曖昧な計画 完了基準がある計画 勉強する 問題を3問解き、間違えた理由を書く 資料調査 製品2つの違いを1ページにまとめる 企画書の作成 企画が必要な理由を3文で書く 発表の準備 聴衆に覚えてもらう重要な文を1つ決める タイムブロッキングとは、予定の時間枠に取り組む仕事を割り当てる方法です。たとえば、確保できる30分に成果物を1つ割り当ててください。30分はこの記事における適用例です。実際の時間は、業務や連絡対応の義務に合わせて決めてください。 今日進める必要がある仕事を選んでください。 確保できる時間枠を決めてください。 その時間内に完了させる成果物を1行で書いてください。 終わったら、決めた成果物が残っているか確認してください。 2. 連絡を確認する時間を分ける 集中する時間帯は、通常の連絡を確認するタイミングをあらかじめ決めてください。すぐに返答する必要がある連絡は別に分けます。協業する相手には確認するタイミングを伝えておいてください。電話についても、例外とする相手と用途を決めておくとよいです。 集中する時間帯に後回しにできる通知を切ってください。 緊急連絡を受ける経路を決めてください。 通常のメッセージをいつ確認するか同僚に伝えてください。 作業に必要のないスマートフォンは手の届かない場所に置いてください。 集中する時間帯が終わったら、後回しにした連絡を確認してください。 同僚には「下書きの作成後に通常のメッセージを確認します」と伝えられます。続けて、急ぎの依頼を受ける経路を案内してください。予告せずに連絡を断つと、相手はいつ返答を得られるのか判断しにくくなります。連絡確認のルールは、実際の業務上の義務に合わせて決める必要があります。 文章を書いている間は、不要な検索画面も閉じておいてください。出典が必要な箇所には「統計の出典を確認する必要あり」のように記してください。ただし、その情報が文章の方向性を決める場合は、先に確認する必要があります。下書きに付けた事実確認の印は、提出前に対応してください。 3. 中断する前に再開メモを残す 再開メモには、次の作業を始める手がかりを書いてください。「企画書の続きを書く」だけでは、開始地点を見つけにくくなります。作業していた文書の末尾に残してもかまいません。別のアプリや書式は必要ありません。 どこまで終えたか記録してください。 まだ確認または決定する必要がある事項を書いてください。 戻ってきて最初にする行動を指定してください。 企画書なら、以下のように短く記録できます。 メモ項目 記入例 進行状況 問題定義の段落の作成完了 未解決事項 顧客事例の根拠を確認する必要あり 次の行動 事例資料を確認してから該当の段落を作成 読書にも同じ形式を適用できます。しおりに、次の章で確認する質問を書いてください。急ぎの依頼によってメモを残せなかった場合は、戻ってから最後に作業した箇所を探してください。その箇所で次の行動を1つ決めて始めてください。 再開メモに関する研究が確認した範囲 再開計画の研究では、新たに割り込んだ業務の遂行を評価しました。Sophie LeroyとTheresa M. Glombによる2018年の論文です。再開計画を立てた条件では、注意残余が減りました。割り込んだ課題の遂行低下も緩和されました。2018年のTasks Interrupted論文 元の業務に戻った後の遂行能力の向上は、この研究では検証されていません。この範囲は、University of Washingtonの研究紹介で確認できます。したがって、再開までの時間が一定して短くなると言える根拠はありません。メモは、作業を再開する手がかりを残す実践方法として活用してください。University of Washingtonの研究説明 業務条件別の適用方法の比較 連絡を後回しにできる程度に応じて、適用方法を変えてください。個人で進める文書作業とリアルタイムで対応する業務では条件が異なります。通知を切るのが難しい場合は、完了させる作業をさらに細かく分けてください。中断が多い業務では、再開メモを先に適用できます。 業務条件 適用方法 あわせて確認する条件 文書作成のように1人で進める作業 成果物1つに集中する時間帯を割り当てる 作成に必要な資料の準備状況 顧客からの連絡にすぐ対応する必要がある業務 対応の合間に完了できる作業に分ける 必ず維持する連絡経路 会議や緊急の依頼が多い業務 中断前に再開メモを作成する 戻った後に始める具体的な箇所 資料調査と作成が混在する業務 調査と下書き作成の時間帯を分ける 先に確認する必要がある重要な事実 勉強や読書 解く問題または確認する質問を指定する 完了したかどうかを判断する基準 1人で集中しても進まない仕事 他の人の返答が必要なら、待っている部分を別に示してください。これは個人の集中だけでは解決しにくい状況です。止まっている作業全体を何度も開くのではなく、進められる部分を分けてください。以下の手順は、業務の依存関係を整理するための適用方法です。 作業を妨げている資料や決定事項を書いてください。 確認する相手に必要な内容を具体的に依頼してください。 返答がなくても進められる部分を探し、作業範囲を絞ってください。 返答後に再開する行動を再開メモに残してください。 たとえば、顧客事例の確認が必要な企画書が考えられます。事例の段落は確認待ちとして示してください。すでに確認済みの情報で書ける部分から進めてください。進められる部分がない場合は、日程または業務範囲を調整する必要があります。 集中計画でよくある間違い 時間を守ることだけで作業の完了を判断しないでください。決めた時間中ずっと座っていても、成果物が残らない場合があります。反対に、計画した成果物を先に完成させる場合もあります。時間と完了基準をあわせて確認してください。 よくある間違い 修正方法 30分を必ず使い切る必要があると考える 業務状況に合わせて時間を調整 通知を切った後、返答するタイミングを伝えない 通常の連絡を確認するタイミングを事前に案内 行き詰まるたびに無関係な検索まで続ける 確認する項目を書き、検索範囲を制限 「続きをする」とだけメモする ファイルの場所と次の行動を具体化 確認していない下書きを完了扱いにする 事実確認と提出基準を別々に確認 休憩時間を滞っていた連絡対応だけですべて埋める 連絡対応の時間と休憩時間を区別 1日の終わりに計画を調整する方法 1日が終わったら、成果物と中断した原因をあわせて確認してください。30分を確保するのが難しかった場合は、15分に短縮できます。この数字は、集中力の標準でも効果が保証された基準でもありません。時間を短くするときは、成果物の範囲もあわせて縮小してください。 最初に決めた成果物と実際に完了した部分を比較してください。 未完了の理由を、作業の大きさ、連絡、資料待ちに分けてください。 次の作業で変える条件を1つ決めてください。 次に始める箇所をメモし、業務を終えてください。 FAQ Q. 集中力を取り戻すには、まず何をすべきですか？ A. 確保できる時間内に仕上げる成果物を、まず一つ決めてください。「企画書を作成する」ではなく、「企画が必要な理由を3文で書く」のように、完了基準を書いてください。 Q. 集中する時間は必ず30分でなければなりませんか？ A. 30分は設定例です。業務の状況に合わせて、15分のように短く調整できます。時間を短くする場合は、完了させる成果物の範囲も併せて狭めてください。 Q. 注意残余とは何ですか？ A. 別の作業に移った後も、前の作業についての考えが残る現象です。2009年の研究では、未完了の課題から注意を切り離すことが難しい点が確認されました。その後の課題の遂行にも影響が見られました。 Q. 電話や顧客からの連絡にすぐ対応しなければならない場合は、どうすればよいですか？ A. 業務上必要な連絡手段は維持してください。後回しにできる通知だけを分けて調整してください。対応の合間に終えられるよう、作業を小さく分ける方法を取り入れられます。 Q. 再開メモには何を書けばよいですか？ A. 終えた部分、未解決の事項、戻ってから最初にすることを書いてください。「続きを書く」ではなく、「顧客事例の資料を確認した後、該当する段落を書く」のように、具体的に残してください。 Q. 再開メモが作業再開までの時間を短縮することを示す研究はありますか？ A. この記事で確認した2018年の研究では、元の課題に戻った後の遂行は検証されていません。再開計画が注意残余と割り込み課題の遂行に及ぼす影響を評価しました。再開までの時間がどれだけ短くなるかは、この研究から断定できません。 Q. 文章を書いている途中で必要な情報を探してはいけませんか？ A. 文章の方向性を決める情報なら、先に確認してください。後で確認してもよい項目には印を付け、下書きを続けられます。提出前に、確認の印を付けた項目を解決してください。 Q. 資料や同僚からの返答を待つときは、どうすればよいですか？ A. 確認待ちの部分と、自分だけで進められる部分を分けてください。必要な内容を依頼した後、進められる作業から処理してください。返答を受けたらすることは、再開メモに残してください。 Q. 集中計画が適切かどうかは、どう判断すればよいですか？ A. 決めた成果物が残っているかを、まず確認してください。未完了の理由が作業の大きさなのか、連絡なのか、資料待ちなのかを記録してください。次の作業では、その原因に合った条件を一つ調整してください。 Sources - Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks, 2009: https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399 - Sophie Leroy·Theresa M. Glomb, Tasks Interrupted: How Anticipating Time Pressure on Resumption of an Interrupted Task Causes Attention Residue and Low Performance on Interrupting Tasks and How a “Ready-to-Resume” Plan Mitigates the Effects, 2018: https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.2017.1184?journalCode=orsc - University of Washington, Task interrupted: A plan for returning helps you move on, 2018年1月16日: https://www.washington.edu/news/2018/01/16/task-interrupted-a-plan-for-returning-helps-you-move-on/ Images - 印刷店で冊子の校正刷りの横にメモを書き、青い有線電話に手を伸ばす女性: https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6MjEyNDIsInB1ciI6ImJsb2JfaWQifX0=--6f8f7de8890b59ee6e71e21dc63b32e450adc489/ai-c6a4b698.webp - 図書館で学生が開いた問題集に書き込み、離れた窓辺にはスマートフォンが置かれている。: https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6MjEyNDgsInB1ciI6ImJsb2JfaWQifX0=--51609373c855eee4c22f4cf2702bdc9afe591937/ai-d3d60cb0.webp --- Category: ハウツー Source: https://injoys.com/ja/articles/three-ways-to-restore-focus-at-work License: cc_by Translation-Status: reviewed