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title: "專注力恢復的3個方法與工作適用標準"
locale: zh-hant
category: how_to
category_name: "操作教學"
translation_status: reviewed
license: cc_by
author: "injoys"
source_url: https://injoys.com/en/articles/three-ways-to-restore-focus-at-work
published_at: 2026-09-22T23:20:41+09:00
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# 專注力恢復的3個方法與工作適用標準

> 若要管理工作專注力，請先決定一項要完成的成果，分開安排查看聯絡訊息的時間，並在中斷工作前留下返回工作的備忘。專注時間應依工作條件調整，並以是否留下成果為標準檢查計畫。

## Key Points

- 1. 請根據可用時間，具體決定一項要完成的成果。
- 2. 請區分一般訊息的查看時間與緊急聯絡管道。
- 3. 停止工作前，請記錄進度、尚未解決的事項與下一步行動。

如果很忙卻沒有完成任何工作，最好先決定一項要完成的成果。一般聯絡可分時段查看，中斷前則留下復工備忘錄。如果工作很難挪出時間，請先調整聯絡規則。

時間與數量是實踐範例，相關依據請查閱2009年、2018年的研究來源。

## 忙碌卻沒有完成工作的原因

如果經常在不同工作之間切換，相較於投入的時間，成果可能較少。查看訊息後，必須重新找回原本工作的脈絡。不過，工作量本身太大或缺少必要資料，也會造成工作延誤。不能只用專注習慣解釋所有延誤。

注意力殘留是指即使轉移到其他工作，腦中仍留有對前一項工作的思緒。Sophie Leroy在2009年的研究中指出，人們很難把注意力從未完成的任務上移開。研究也發現，這會影響後續任務的表現。[2009年注意力殘留研究](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399)

請先區分工作停滯的原因。

| 觀察到的情況 | 優先檢查的部分 |
|---|---|
| 撰寫文件時反覆查看訊息和搜尋 | 工作切換與查看通知的方式 |
| 無法決定該先做什麼 | 這次工作的完成標準 |
| 因等待回覆或資料而停滯 | 需要向他人提出的請求 |
| 必要工作量超過可用時間 | 工作範圍與優先順序 |

## 1. 決定一項要完成的成果

計畫中請不要只寫活動名稱，而要寫下可以確認是否完成的成果。只寫「資料調查」，很難判斷該在哪裡停下。決定比較項目與整理格式後，就能劃定這次工作的範圍。數字可作為決定工作規模的範例。

| 模糊的計畫 | 有完成標準的計畫 |
|---|---|
| 讀書 | 解3題並寫下答錯的原因 |
| 資料調查 | 將2項產品的差異整理成一頁 |
| 撰寫企劃書 | 用三句話寫出需要這項企劃的原因 |
| 準備簡報 | 決定一句希望聽眾記住的核心內容 |

時間區塊法是把要做的事分配到行程中不同時段的方法。例如，將一項成果安排在可用的30分鐘內。30分鐘是本文的應用範例。實際時間請依工作和聯絡義務決定。

1. 選出今天必須推進的工作。
2. 決定可以挪出的時段。
3. 用一行寫下要在這段時間內完成的成果。
4. 結束後，確認是否留下了原先決定的成果。

## 2. 分時段查看聯絡

請事先決定在專注時段內查看一般聯絡的時間。需要立即回覆的聯絡則另外區分。請告知合作對象查看聯絡的時間。對於電話，也最好決定哪些對象和用途可列為例外。

1. 在專注時段內，關閉可以延後查看的通知。
2. 決定接收緊急聯絡的管道。
3. 告知同事何時會查看一般訊息。
4. 將工作不需要的智慧型手機放在手碰不到的地方。
5. 專注時段結束後，查看延後處理的聯絡。

可以告訴同事：「完成初稿後，我會查看一般訊息。」接著說明接收緊急請求的管道。如果沒有事先告知就中斷聯絡，對方很難知道何時會收到回覆。查看聯絡的規則必須依實際工作義務決定。

寫作期間也請關閉不必要的搜尋視窗。需要來源的部分，可標示為「需要確認統計資料來源」。不過，如果該資訊會決定文章方向，就必須優先確認。初稿中的事實查核標記，請在提交前處理完畢。

## 3. 中斷前留下復工備忘錄

復工備忘錄中請寫下開始下一步工作的線索。只寫「繼續撰寫企劃書」，很難找到開始的位置。也可以直接寫在工作文件的末尾。不需要使用其他應用程式或格式。

1. 記錄已完成到哪裡。
2. 寫下尚待確認或決定的事項。
3. 指定回來後最先採取的行動。

如果是企劃書，可以像下面這樣簡短記錄。

| 備忘項目 | 撰寫範例 |
|---|---|
| 進度狀態 | 已完成問題定義段落 |
| 未解決事項 | 需要確認客戶案例的依據 |
| 下一步行動 | 確認案例資料後撰寫該段落 |

閱讀也可套用相同格式。請在書籤上寫下要在下一章確認的問題。如果因緊急請求而未能留下備忘錄，回來後請找出上次工作的最後位置。從該位置決定一項下一步行動並開始。

## 復工備忘錄研究確認的範圍

復工計畫研究評估了中途插入工作的表現。這是Sophie Leroy與Theresa M. Glomb在2018年發表的論文。在制定復工計畫的條件下，注意力殘留有所減少。中途插入任務的表現下降也得到緩解。[2018年Tasks Interrupted論文](https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.2017.1184?journalCode=orsc)

這項研究並未驗證回到原本工作後，表現是否有所提升。這項範圍可在University of Washington的研究介紹中確認。因此，沒有依據可以宣稱復工所需時間會固定縮短。請將備忘錄作為留下重新開始線索的實踐方法。[University of Washington研究說明](https://www.washington.edu/news/2018/01/16/task-interrupted-a-plan-for-returning-helps-you-move-on/)

## 不同工作條件下的應用方法比較

請依可延後聯絡的程度調整應用方式。個人文件工作與即時回應工作的條件不同。如果難以關閉通知，請把要完成的工作切得更小。在經常中斷的工作中，可以優先採用復工備忘錄。

| 工作條件 | 應用方法 | 需一併確認的條件 |
|---|---|---|
| 像撰寫文件一樣獨自進行的工作 | 為一項成果分配專注時段 | 撰寫所需資料是否已備妥 |
| 必須立即接聽客戶聯絡的工作 | 拆分成可在回應空檔完成的工作 | 必須維持的聯絡管道 |
| 經常有會議和緊急請求的工作 | 中斷前撰寫復工備忘錄 | 回來後要開始的具體位置 |
| 混合資料調查與撰寫的工作 | 區分調查與撰寫初稿的時段 | 必須優先確認的核心事實 |
| 讀書或閱讀 | 指定要解的題目或確認的問題 | 判斷是否完成的標準 |

## 即使獨自專注也無法推進的工作

如果需要他人的回覆，請將等待的部分另外標示。這是只靠個人專注也難以解決的情況。不要反覆開啟整項停滯的工作，而要區分可以推進的部分。以下步驟是整理工作依存關係的應用方法。

1. 寫下阻礙工作的資料或決策。
2. 向需要確認的人具體提出所需內容。
3. 找出沒有回覆也能推進的部分，縮小工作範圍。
4. 在復工備忘錄中留下收到回覆後要繼續的行動。

例如，可以想像一份需要確認客戶案例的企劃書。將案例段落標示為等待確認。先處理可用已確認資訊撰寫的部分。如果沒有可推進的部分，就必須調整時程或工作範圍。

## 專注計畫中常見的錯誤

不要只憑是否遵守時間來判斷工作是否完成。即使在指定時間內一直坐著，也可能沒有留下成果。反過來，也可能提早完成計畫中的成果。請一併檢查時間與完成標準。

| 常見錯誤 | 修正方法 |
|---|---|
| 認為一定要做滿30分鐘 | 依工作條件調整時間 |
| 關閉通知後未告知回覆時間 | 事先告知查看一般聯絡的時間 |
| 每次遇到阻礙就繼續進行無關搜尋 | 寫下要確認的項目並限制搜尋範圍 |
| 備忘錄只寫「繼續進行」 | 具體寫明檔案位置與下一步行動 |
| 把未經確認的初稿視為完成 | 分別檢查事實查核與提交標準 |
| 把休息時間全用來處理積壓的聯絡 | 區分處理聯絡與休息的時間 |

## 一天結束後調整計畫的方法

一天結束後，請一併確認成果與中斷原因。如果很難挪出30分鐘，可以嘗試縮短為15分鐘。這個數字不是專注力的標準，也不是效果有保證的基準。縮短時間時，也請一併縮小成果的範圍。

1. 比較一開始決定的成果與實際完成的部分。
2. 將未完成的原因區分為工作規模、聯絡和等待資料。
3. 決定下一次工作時要改變的一項條件。
4. 記下下一次的開始位置，結束工作。

## FAQ

### 若要恢復專注力，應該先做什麼？
先決定一項能在可用時間內完成的成果。請寫下完成標準，例如比起「撰寫企劃書」，可以寫成「用三句話說明為何需要企劃」。

### 專注時間一定要是30分鐘嗎？
30分鐘是應用範例。可以依工作條件縮短為15分鐘。縮短時間時，也請一併縮小要完成的成果範圍。

### 什麼是注意力殘留？
這是指轉去處理其他工作後，腦中仍留有對前一項工作的想法。2009年的研究確認，人們很難將注意力從未完成的任務上移開。之後任務的表現也受到影響。

### 如果必須立即接聽電話或回覆客戶聯絡，該怎麼辦？
請保留工作上必要的聯絡管道，只調整可以延後處理的通知。也可以將工作拆分成能在回覆聯絡的空檔完成的小項目。

### 返回備忘錄中應該寫些什麼？
請寫下已完成的部分、未解決的事項，以及回來後要採取的第一個行動。比起「接著寫」，請留下「確認客戶案例資料後撰寫該段落」這類具體內容。

### 有研究顯示返回備忘錄能縮短重新開始工作的時間嗎？
本文確認的2018年研究並未驗證返回原任務後的表現，而是評估返回計畫對注意力殘留及插入任務表現的影響。重新開始工作的時間能縮短多少，無法根據這項研究下定論。

### 寫作時不能查找所需資訊嗎？
如果是決定文章方向的資訊，請先確認。可以將之後再確認也無妨的項目標記起來，繼續撰寫初稿。提交前請處理所有確認標記。

### 等待資料或同事回覆時，該怎麼辦？
請區分正在等待確認的部分與可以獨自進行的部分。提出所需內容的請求後，先處理可以進行的工作。收到回覆後要採取的行動，請記在返回備忘錄中。

### 如何判斷專注計畫是否合適？
請先確認是否產出了設定的成果。記錄未完成的原因是工作規模、聯絡，還是等待資料。下一項工作請針對該原因調整一項條件。

## Sources

- [Sophie Leroy，為什麼完成我的工作這麼難？在工作任務之間切換時注意力殘留的挑戰，2009](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399)
- [Sophie Leroy·Theresa M. Glomb，中斷的任務：預期恢復被中斷任務時的時間壓力，如何造成注意力殘留及插入任務的低績效，以及「準備恢復」計畫如何減輕這些影響，2018](https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.2017.1184?journalCode=orsc)
- [華盛頓大學，任務被中斷：返回計畫能幫助你繼續往下做，2018年1月16日](https://www.washington.edu/news/2018/01/16/task-interrupted-a-plan-for-returning-helps-you-move-on/)

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