La ilusión de la multitarea: el coste del cambio de tarea ========================================================= El hecho de que una persona pueda realizar varias tareas no significa que pueda concentrarse profundamente en varias al mismo tiempo. Los principales problemas de la multitarea son el coste de cambiar de tarea, el residuo atencional y el aumento de errores. - Gran parte de la multitarea compleja no consiste en realizar tareas simultáneamente, sino en cambiar rápidamente de una a otra. - Al cambiar de tarea, se necesitan tiempo y recursos cognitivos para inhibir las reglas anteriores y recuperar el nuevo objetivo y la información pertinente. - Las cifras ampliamente citadas de 11 minutos y del 28 % de la jornada laboral, así como las afirmaciones sobre el tiempo necesario para recuperar la concentración, no deben usarse como promedios universales sin comprobar qué se midió y cuál es la fuente original. - Las acciones automatizadas y las tareas de fondo sencillas pueden realizarse en paralelo, pero dos tareas que requieren juicio y memoria tienden a interferir entre sí. - Para reducir los cambios de tarea, no basta con apelar a la voluntad individual: también hay que mejorar las notificaciones, las reuniones, la mensajería y la forma de asignar el trabajo. La multitarea parece ser la capacidad de realizar varias actividades, pero en el trabajo real suele parecerse más al cambio de tarea (task switching), es decir, detener una tarea y pasar a otra. Cuando ambas tareas requieren juicio, procesamiento del lenguaje, memoria o supervisión de errores, compiten por recursos cognitivos limitados. Por tanto, el problema no es que una persona realice distintos tipos de trabajo a lo largo del día. La clave está en cuántas veces cambia de objetivo y de reglas mientras lleva a cabo una tarea importante, y cuánto tiempo y precisión pierde en cada ocasión. Qué es la multitarea Las conductas que en la vida cotidiana llamamos multitarea pueden dividirse en varios tipos desde la perspectiva de la ciencia cognitiva. Tipo Descripción Ejemplo Riesgo principal Ejecución simultánea Dos actividades se realizan al mismo tiempo Conversar mientras se camina La interferencia aumenta cuando las tareas se vuelven más difíciles Cambio de tarea Se interrumpe una tarea y se pasa a otra Responder un mensaje mientras se redacta un informe Coste del cambio y pérdida de contexto Procesamiento en segundo plano El sistema funciona mientras la persona espera Organizar documentos mientras se descarga un archivo Consultar una notificación puede provocar un nuevo cambio Supervisión continua Se vigilan constantemente otras señales mientras se realiza la tarea principal Vigilar la ventana del correo electrónico durante una reunión Menor concentración profunda en la tarea principal Está claro que el cerebro puede regular en paralelo procesos automatizados como la respiración, el mantenimiento de la postura y los movimientos habituales. Sin embargo, esto no significa que pueda realizar simultáneamente y con la misma calidad dos tareas que requieren atención controlada, como redactar un informe y comprender el contenido de una reunión. Por qué el cambio de tarea reduce el rendimiento Coste del cambio Al cambiar de tarea, el cerebro debe inhibir las reglas de la tarea anterior y activar el objetivo, los materiales y los criterios de juicio de la nueva. En estudios experimentales se ha observado que, al cambiar a una tarea distinta, las respuestas son más lentas o aumentan los errores en comparación con la repetición de una misma tarea. Esto se denomina coste del cambio. Aunque cada cambio parezca breve, su coste se acumula cuando se repite a lo largo del día. En especial, las labores que exigen mantener varios datos en la memoria de trabajo, como programar, analizar, escribir o revisar contratos, suponen una gran carga para reconstruir el contexto después de una interrupción. Residuo de atención Aunque físicamente ya se haya comenzado la siguiente tarea, una parte del pensamiento puede permanecer en la anterior. El trabajo sin terminar, los mensajes urgentes y los conflictos sin resolver reducen la atención que puede dedicarse a la tarea siguiente. Este fenómeno se explica mediante el residuo de atención (attention residue). Cerrar una ventana o poner el teléfono boca abajo no hace que el objetivo anterior desaparezca de inmediato. Anotar brevemente el estado actual y la siguiente acción antes de una interrupción permite dejar pistas útiles para retomar la tarea. Intercambio entre velocidad y precisión Una persona puede sentir que se ha acostumbrado a los cambios, pero la velocidad percibida y el rendimiento real no son lo mismo. Responder rápidamente a los mensajes produce la sensación de haber hecho muchas cosas, pero puede empeorar el tiempo de finalización y la tasa de errores del resultado principal. En actividades como la conducción segura, las decisiones médicas o la revisión financiera, donde una sola omisión puede causar grandes pérdidas, la precisión y la conciencia de la situación son más importantes que la velocidad. En estos casos, la multitarea no es solo un problema de productividad, sino también de seguridad. Cómo deben interpretarse las cifras citadas con frecuencia Al explicar la multitarea suelen aparecer cifras concretas, pero en ocasiones cambian tanto el objeto medido originalmente como la forma de expresarlo. La afirmación de que «nos interrumpen cada 11 minutos» En estudios de observación sobre el terreno se ha informado de que los trabajadores de la información permanecen poco tiempo en un mismo proyecto y de que pueden tardar bastante en volver a un proyecto interrumpido. Sin embargo, es inexacto presentarlo como una ley universal según la cual todos los trabajadores son interrumpidos por otras personas exactamente cada 11 minutos. Los cambios observados en los estudios pueden incluir no solo correos electrónicos, llamadas y solicitudes de compañeros, sino también autointerrupciones para consultar otras cosas por iniciativa propia. Los resultados también varían según el puesto, la organización y el método de medición. La afirmación de que «se tarda 25 minutos en recuperar la concentración» La cifra ampliamente conocida sobre el tiempo necesario para retomar una tarea debe entenderse en el contexto del tiempo dedicado a otras actividades antes de regresar al proyecto original, y la cifra concreta debe comprobarse en el estudio original. No significa que, después de cada notificación breve, el cerebro sea incapaz de recuperar su funcionamiento durante un periodo determinado, y el tiempo concreto debe comprobarse en el estudio original. El tiempo de retorno varía según la complejidad de la tarea, el contenido de la interrupción, la urgencia, los registros que se hayan dejado y el entorno de trabajo. Por tanto, en lugar de centrarse en un tiempo fijo de recuperación, resulta más adecuado prestar atención a las tareas secundarias que surgen tras una interrupción y al coste de restaurar el contexto. La afirmación de que «se desperdicia el 28% de la jornada laboral» La cifra del 28% se repite en numerosos textos, pero es difícil considerarla un promedio académico consolidado aplicable a todos los trabajadores. Si no están claros la población estudiada, la definición de cambio y el método para calcular el coste, no puede determinarse con exactitud el porcentaje de pérdida individual. En lugar de aplicar un único porcentaje externo, resulta útil que las organizaciones midan directamente los siguientes aspectos. Número de cambios producidos durante el trabajo concentrado Proporción de mensajes y reuniones no planificados Tiempo necesario para volver a la tarea original después de una interrupción Frecuencia de las correcciones y las omisiones Tiempo real de finalización de los resultados principales Por qué la multitarea resulta atractiva Aunque pueda ser ineficiente, la multitarea proporciona una sensación inmediata de logro. Las acciones fáciles de completar, como eliminar correos electrónicos, consultar notificaciones o enviar respuestas breves, hacen visible el progreso. En cambio, el trabajo profundo, como el análisis o la escritura, tarda mucho tiempo en producir resultados visibles. La expectativa de recompensa y la incertidumbre que aporta la información nueva también pueden reforzar las comprobaciones repetidas. Sin embargo, afirmar simplemente que «cambiar de pantalla libera dopamina y provoca adicción» constituye una interpretación neurocientífica excesiva. No es posible explicar hábitos complejos de uso digital ni una adicción clínica únicamente mediante un neurotransmisor específico. En investigaciones sobre la multitarea con medios se han observado casos en los que los grupos que utilizan varios medios simultáneamente con frecuencia obtienen peores resultados en tareas que exigen filtrar información distractora. Sin embargo, determinar si la asociación observada surge a causa de la multitarea o si las personas con características atencionales inicialmente distintas realizan más multitarea es una cuestión aparte. Como los resultados de estudios posteriores tampoco son uniformes y dependen del método de medición, no debe darse por sentada una relación causal. No todas las tareas paralelas son perjudiciales Reducir la multitarea no significa que durante todo el día deba realizarse un solo tipo de trabajo. La ejecución paralela puede ser relativamente eficiente en las siguientes condiciones. Cuando una de las actividades está suficientemente automatizada Cuando existen tiempos de espera sin intervención humana, como durante el procesamiento del sistema o una descarga Cuando ambas actividades no compiten intensamente por el mismo canal sensorial y la memoria de trabajo Cuando no es necesario emitir de inmediato un juicio preciso Cuando los errores tienen un impacto reducido sobre la seguridad y los costes Por el contrario, el riesgo de interferencia aumenta cuando ambas tareas requieren comprensión lingüística y juicio, como leer mensajes mientras se conduce, redactar un documento complejo mientras se participa en una reunión o tomar decisiones independientes mientras se habla con un cliente por teléfono. La clave no es «si se hicieron dos cosas al mismo tiempo», sino en qué medida las dos tareas compiten por los mismos recursos cognitivos. El sistema de trabajo debe revisarse antes que la capacidad individual de concentración Si el problema de la multitarea se explica únicamente como un fallo de autogestión, es fácil pasar por alto las interrupciones creadas por la organización. Una cultura que considera cualquier demora en responder como falta de diligencia, las reuniones sin propósito, las solicitudes duplicadas a través de distintos canales y la falta de claridad en las prioridades aumentan estructuralmente los cambios de tarea. Métodos que puede aplicar cada persona Elegir un resultado principal para el día y escribir en una frase el criterio para considerarlo terminado. Separar los momentos destinados a consultar los mensajes y el correo electrónico de los periodos de concentración. No atender de inmediato las nuevas solicitudes, sino anotarlas en una única lista de recopilación. Cuando sea necesario interrumpir una tarea, dejar una nota breve sobre el estado actual y la siguiente acción. Evaluar el rendimiento mediante el tiempo de finalización, los errores y las correcciones, no por el tiempo pasado en constante actividad. Métodos que puede cambiar una organización Definir el canal que debe utilizarse para las solicitudes urgentes y los criterios de urgencia. Diferenciar los periodos que requieren una respuesta inmediata de aquellos en los que es posible responder de forma asíncrona. Limitar el número de tareas que se realizan simultáneamente. Proporcionar un registro a quienes no necesiten asistir a una reunión. No dejar las notificaciones a la fuerza de voluntad individual y establecer políticas predeterminadas para todo el equipo. Garantizar periodos sin reuniones para los puestos que necesiten tiempo de concentración. Mejores preguntas para evaluar la multitarea La pregunta «¿se me da bien la multitarea?» es subjetiva. En su lugar, las siguientes preguntas permiten evaluar los costes de forma más concreta. ¿Cómo cambian la velocidad de procesamiento y la tasa de errores antes y después de un cambio? ¿Qué debe releerse para recuperar el contexto original después de una interrupción? ¿Se están atendiendo en tiempo real incluso las solicitudes que no necesitan una respuesta inmediata? ¿Está aumentando el trabajo sin terminar como consecuencia de iniciar varias tareas? ¿Las dos tareas paralelas comparten recursos lingüísticos, visuales, de memoria o de juicio? ¿El cambio se debe a una solicitud externa o a una autointerrupción habitual? El problema de la multitarea no radica únicamente en una falta absoluta de tiempo. También reside en una forma de trabajo diseñada para mantener activos demasiados objetivos a la vez y desplazarse repetidamente entre ellos. Una vez identificado el trabajo importante, no debe intentarse proteger la concentración solo mediante la determinación individual; también deben crearse un entorno y unas reglas operativas que no interfieran con ese trabajo. FAQ Q. ¿De verdad las personas no pueden hacer dos cosas al mismo tiempo? A. Es posible realizar al mismo tiempo una acción automatizada, como caminar, y una acción controlada, como conversar. Sin embargo, si ambas tareas requieren comprensión del lenguaje, memoria de trabajo y juicio, la atención entra en competencia, por lo que generalmente se produce un cambio rápido de tarea y disminuyen la velocidad o la precisión. Q. ¿En qué se diferencian la multitarea y el cambio de tarea? A. La multitarea es un concepto amplio que engloba varias actividades realizadas durante un mismo período. El cambio de tarea es el proceso de dejar de lado las reglas y los objetivos de una tarea y activar el contexto de otra; una parte considerable de lo que se denomina multitarea en el trabajo de oficina corresponde a este proceso. Q. ¿Qué es el coste del cambio de tarea? A. Es el tiempo adicional y la carga cognitiva necesarios para inhibir las reglas de la tarea anterior y recuperar los objetivos y la información de la nueva tarea. Puede medirse como una ralentización de las respuestas o un aumento de los errores al cambiar de tarea en comparación con la repetición de una misma tarea. Q. ¿Hay que consultar el estudio original para conocer el tiempo concreto que se tarda en recuperar la concentración tras una interrupción? A. Sí. El tiempo de retorno ampliamente citado está relacionado con el tiempo medio dedicado a otras actividades antes de retomar un proyecto interrumpido en un estudio de campo específico, y la cifra concreta debe comprobarse en el estudio original. No es una ley biológica según la cual se necesite exactamente el mismo tiempo de recuperación después de cada notificación. Q. ¿Es cierto que la multitarea hace que se pierda el 28% de la jornada laboral? A. Es difícil considerarlo un promedio universal establecido y aplicable a todos los trabajadores. Para aplicar ese porcentaje, hay que comprobar la población estudiada, la definición de cambio de tarea y el método de estimación del coste; es preferible que cada organización mida directamente el número de cambios, el tiempo de retorno, los errores y el trabajo repetido. Q. ¿Cambiar frecuentemente de pantalla o de aplicación es una adicción a la dopamina? A. La información nueva y la expectativa de una recompensa pueden reforzar la conducta de comprobación repetida, pero explicarla únicamente por la dopamina o calificarla de inmediato como una adicción clínica es una simplificación excesiva. La pérdida de control sobre el uso y la existencia de un deterioro del funcionamiento cotidiano deben evaluarse por separado. Q. ¿Trabajar mientras se escucha música también es multitarea? A. En un sentido amplio, es la realización simultánea de dos actividades. La música con letra puede competir con la lectura o la escritura por los recursos lingüísticos, pero un sonido de fondo familiar puede resultar menos molesto en tareas sencillas y repetitivas. Debe evaluarse en función del tipo de trabajo y de la tasa real de errores de cada persona. Q. ¿Cuál es la forma más práctica de reducir la multitarea? A. Es práctico limitar el número de resultados clave en los que se trabaja a la vez, separar los momentos destinados a revisar la mensajería y el correo electrónico, y anotar el estado actual y la siguiente acción antes de una interrupción. A nivel organizacional, deben definirse claramente los canales de urgencia y los criterios de respuesta. Sources - Multitarea: costes de cambio: https://www.apa.org/topics/research/multitasking - Control ejecutivo de los procesos cognitivos en el cambio de tarea: https://doi.org/10.1037/0096-1523.27.4.763 - ¿Ninguna tarea se queda atrás? Examen de la naturaleza del trabajo fragmentado: https://doi.org/10.1145/1054972.1055017 - ¿Por qué es tan difícil hacer mi trabajo? El desafío del residuo de atención al cambiar entre tareas laborales: https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002 - Control cognitivo en usuarios multitarea de medios: https://www.pnas.org/doi/10.1073/pnas.0903620106 - Mentes y cerebros de los usuarios multitarea de medios: hallazgos actuales y futuras líneas de investigación: https://www.pnas.org/doi/10.1073/pnas.1611612115 Images - Trabajador ante un gran monitor lleno de ventanas de trabajo y gráficos superpuestos: https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6OTg1OSwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--91b8e7c9a0ab572dc0e7894d5ccc9770ab7eee17/ai-fcfecdc1.webp - Persona frente a un monitor rodeada de flechas enredadas, alertas, aplicaciones y gráficos: https://injoys.com/rails/active_storage/blobs/proxy/eyJfcmFpbHMiOnsiZGF0YSI6OTg2NSwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--2e30675df69e333acc1e0bcf0ba3ad25a0553c4f/ai-212faa88.webp --- Category: Base de conocimiento Source: https://injoys.com/es/articles/multitasking-myth-and-task-switching-cost License: cc_by Translation-Status: reviewed