Orden para liquidar gastos de mantenimiento, suministros y fondo de reparaciones el día de la mudanza del inquilino

La liquidación el día de la mudanza no consiste simplemente en pagar el último recibo de gastos de administración. La fecha de cierre de facturación de estos gastos puede no coincidir con la fecha real de desocupación, y la modalidad de contratación de la electricidad, el agua y el gas urbano también varía según la vivienda. Si además se entrelazan la devolución del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo y las deducciones de la fianza, es fácil que surjan disputas sobre quién debe asumir cada importe.

La forma más segura de proceder es confirmar antes de la mudanza el método de liquidación con la oficina de administración y cada empresa suministradora, registrar justo antes de desocupar la vivienda las lecturas de los contadores y el estado del inmueble y, después, cotejar la documentación antes de entregar la fianza y las llaves.

Tres cosas que deben comprobarse antes de la mudanza

1. Comprobar si los suministros están incluidos en los gastos de administración

En los apartamentos y algunos edificios residenciales colectivos, la oficina de administración realiza conjuntamente la lectura de la electricidad o el agua y los incluye en los gastos de administración. En cambio, otras viviendas tienen contratos individuales de electricidad, contadores de agua individuales o contratos individuales de gas urbano.

Debe comprobarse lo siguiente con la oficina de administración o el arrendador.

• Si la electricidad está incluida en los gastos de administración o se liquida directamente con Korea Electric Power Corporation
• Si el agua se mide por vivienda o se distribuye según el número de residentes, la superficie u otros criterios
• Si el gas urbano tiene un contrato de suministro individual o el coste de la calefacción central está incluido en los gastos de administración
• Si existen costes separados, como aparcamiento, uso del ascensor o trabajos relacionados con la mudanza
• Cómo se calculan los gastos de administración intermedios hasta la fecha de desocupación

Primero debe distinguirse la estructura de los contratos para evitar que un mismo cargo aparezca tanto en los gastos de administración como en la factura de la empresa suministradora.

2. Comprobar la fecha de cierre de facturación de los gastos de administración

Si el periodo de facturación de los gastos de administración no coincide con la fecha de desocupación, el consumo posterior a la última factura periódica se calcula por separado. Esto suele denominarse gastos de administración intermedios, pero no existe una única fórmula de cálculo uniforme para todo el país.

Los conceptos que pueden medirse mediante contador, como la electricidad y el agua, pueden calcularse según el consumo real. Los conceptos de carácter fijo, como los gastos generales de administración, limpieza y seguridad, pueden prorratearse por días según el reglamento de administración o los criterios de la oficina de administración. Por tanto, no debe solicitarse únicamente el importe total, sino también el periodo objeto del cálculo y el importe de cada concepto.

3. Programar el procedimiento de baja del gas urbano

Si se utiliza gas urbano individual, debe notificarse la mudanza a la empresa local de gas urbano. Según la región y las instalaciones, puede ser necesaria la visita de un técnico, la comprobación del contador o la adopción de medidas de seguridad, por lo que conviene presentar la solicitud varios días antes y no el mismo día de la mudanza.

Al solicitarlo por internet o por teléfono, deben prepararse la dirección, los datos del titular del contrato, el número de cliente, la hora prevista de desocupación y la ubicación del contador. Como las empresas de gas urbano varían según la región, debe comprobarse cuál es la empresa competente consultando al arrendador o una factura anterior.

Orden de liquidación de los gastos de administración y suministros el día de la desocupación

Paso 1: Fotografiar los contadores con la vivienda vacía

Después de terminar de utilizar los electrodomésticos y la iluminación, deben fotografiarse las cifras de los contadores de electricidad, agua y gas. Es conveniente que las fotografías muestren no solo las cifras, sino también el número de identificación del contador y la hora de la toma.

También debe registrarse la siguiente información.

• El estado de cada habitación, las paredes, el suelo, las ventanas y las instalaciones fijas
• La caldera, el aire acondicionado, la cerradura electrónica y otros equipos incluidos en el inmueble arrendado
• La cantidad de llaves, tarjetas de acceso, tarjetas de aparcamiento y mandos a distancia
• Una vista general de la vivienda vacía que demuestre que no quedan residuos ni objetos abandonados

Las lecturas de los contadores sirven como referencia para determinar el consumo final, mientras que el registro del estado de la vivienda constituye una prueba ante posibles disputas sobre deducciones por costes de restauración.

Paso 2: Solicitar a la oficina de administración el cálculo de los gastos intermedios

Debe informarse a la oficina de administración de la fecha real de desocupación y de las lecturas de los contadores, y solicitar el desglose de la liquidación correspondiente a la vivienda. Si la electricidad y el agua están incluidos en los gastos de administración, primero debe realizarse la liquidación con la oficina de administración.

En el documento de liquidación debe comprobarse lo siguiente.

• La fecha inicial y final del periodo facturado
• La distinción entre gastos generales de administración y cargos por consumo
• Las lecturas y tarifas de electricidad, agua, calefacción y otros suministros
• Si se incluyen importes impagados, recargos por demora o anticipos
• Si el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo aparece como concepto separado
• La denominación y la base de cálculo de los costes adicionales relacionados con la mudanza

Si se ha pagado el importe, debe conservarse el recibo o el registro de la transferencia bancaria. Si la oficina de administración ofrece certificados de pago íntegro, puede solicitarse su emisión, aunque no todas las oficinas expiden documentos con la misma denominación y formato.

Paso 3: Cerrar las cuentas individuales de suministros

Los suministros que no estén incluidos en los gastos de administración deben liquidarse por separado con cada empresa suministradora.

Antes de cancelar inmediatamente la domiciliación bancaria, debe comprobarse cómo se cargará la última factura. Si la liquidación y la cancelación de la domiciliación no se realizan en el orden correcto, pueden producirse impagos o pagos duplicados.

Paso 4: Sumar por separado el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo

El fondo de reserva para reparaciones a largo plazo es un importe que se acumula para sustituir o reparar en el futuro las principales instalaciones de los edificios residenciales colectivos. Conforme a la Ley de Administración de Edificios Residenciales Colectivos, la regla general es que la entidad administradora lo cobre al propietario; si el inquilino, como usuario, lo ha pagado en su lugar, el propietario debe devolverle ese importe.

Si el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo figura por separado en el recibo de gastos de administración, debe solicitarse a la oficina de administración un certificado o desglose de pagos. El Decreto de aplicación de la Ley de Administración de Edificios Residenciales Colectivos establece que, cuando el usuario solicite la confirmación del pago, la entidad administradora debe emitir un certificado.

No obstante, deben distinguirse los siguientes conceptos.

• Fondo de reserva para reparaciones a largo plazo: fondo acumulado para sustituir o reparar instalaciones principales conforme al plan de reparaciones a largo plazo, cuyo responsable principal es el propietario.
• Gastos de reparación y mantenimiento: gastos de carácter administrativo destinados a reparaciones y mantenimiento ordinarios, que normalmente pueden cobrarse al usuario efectivo.
• Depósito de gastos de administración o anticipo de gastos de administración: importe entregado al inicio de la ocupación, cuya denominación y sistema de devolución deben comprobarse por separado con la oficina de administración.
• Cláusulas especiales del contrato de arrendamiento: si existe una cláusula especial relativa a la responsabilidad por el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, deben revisarse su redacción y validez; en caso de disputa, puede ser necesario obtener asesoramiento jurídico.

En el caso de los officetels, viviendas multifamiliares y otros inmuebles, el sistema del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo previsto en la Ley de Administración de Edificios Residenciales Colectivos puede no aplicarse directamente, dependiendo de la clasificación jurídica y la forma de administración del edificio. Primero debe comprobarse si ese concepto se ha cobrado realmente en el recibo.

Paso 5: Cotejar todos los importes en una sola hoja

En la tabla de liquidación final deben indicarse por separado, como mínimo, los siguientes conceptos.

El fondo de reserva para reparaciones a largo plazo debe indicarse en una línea separada, sin mezclarlo con otros gastos de administración impagados, para reducir los errores de cálculo.

Documentos que deben obtenerse de la oficina de administración

Como la denominación de los documentos puede variar según el complejo residencial, debe comprobarse su contenido más que su nombre.

1. Liquidación de gastos de administración a la fecha de desocupación: documento que muestra el periodo de liquidación, los importes cobrados por concepto, los importes impagados y los pagados
2. Recibo de gastos de administración o comprobante de pago: documento que acredita el pago efectivo
3. Certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo: documento que muestra por periodos o como importe total el fondo pagado durante el tiempo en que el inquilino ocupó la vivienda
4. Documento de confirmación relacionado con el pago íntegro: si lo expide la oficina de administración, documento que muestra si había importes pendientes en la vivienda en el momento de la liquidación
5. Historial de lecturas por vivienda: lecturas iniciales y finales del consumo de electricidad, agua y calefacción incluido en los gastos de administración

Si la oficina de administración no expide un documento denominado certificado de pago íntegro, puede conservarse conjuntamente la liquidación que muestre un saldo de 0 wones y el recibo de pago. Es conveniente solicitar el certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo por separado de la documentación general de gastos de administración.

Cómo calcular la devolución del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo

El importe de devolución más exacto es la suma de los pagos reales que figure en el desglose emitido por la oficina de administración. Multiplicar simplemente el número de meses de residencia por el importe mensual actual puede no reflejar los cambios de tarifa, impagos o reducciones que se hayan producido durante ese periodo.

El procedimiento de cálculo es el siguiente.

1. Comprobar las fechas de inicio y finalización de la ocupación conforme al arrendamiento.
2. Obtener el desglose de pagos del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo correspondiente a ese periodo.
3. Distinguir si existen importes pagados directamente por el arrendador u otra persona.
4. Sumar únicamente los importes que el inquilino haya pagado realmente en su lugar.
5. Presentar al arrendador el certificado de pago y los datos bancarios, y solicitar la devolución.

Si el contrato contiene una cláusula especial relativa al fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, debe revisarse antes de la liquidación. Si las partes interpretan de manera diferente el significado de la cláusula, la oficina de administración no es una entidad facultada para determinar la responsabilidad jurídica, por lo que deberá negociarse con el arrendador o recurrirse a asesoramiento jurídico.

Aspectos que deben comprobarse al liquidar la fianza y entregar las llaves

Al finalizar el arrendamiento, el arrendador debe devolver la fianza y el inquilino debe entregar la vivienda. En la práctica, es más seguro acordar de antemano que la transferencia de la fianza, la inspección final de la vivienda y la entrega de las llaves y medios de acceso se realicen dentro de la misma franja horaria.

Qué debe comprobarse antes de efectuar deducciones de la fianza

• Una tabla de liquidación que indique la denominación y el importe de cada deducción
• El periodo y los conceptos correspondientes a gastos de administración impagados
• Fotografías que demuestren si los daños ya existían antes de la entrada
• La base de cálculo del importe, como presupuestos o recibos de reparación
• Si se trata de envejecimiento o desgaste causado por el uso normal, o de daños responsabilidad del inquilino
• Si se ha incluido la devolución del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo

El hecho de que el arrendador reclame costes de reparación no obliga a aceptar inmediatamente una deducción íntegra sin justificantes. A la inversa, si se siguen reteniendo las llaves debido a una disputa sobre la liquidación, pueden surgir conflictos adicionales respecto al momento en que se completó la entrega de la vivienda. Conviene distinguir entre los importes controvertidos y los no controvertidos, y dejar constancia del acuerdo mediante mensajes de texto o en la tabla de liquidación.

Registro de la entrega final

• Comprobar que la fianza se haya ingresado efectivamente
• Registrar la cantidad de llaves y tarjetas de acceso
• Acordar cómo se gestionará la contraseña de la cerradura electrónica
• Cancelar el registro de aparcamiento y los permisos de acceso a la entrada común
• Registrar la hora de entrega de las llaves y la identidad de quien las recibe
• Compartir con el arrendador la liquidación final y las fotografías

Si la liquidación se realiza en efectivo, debe redactarse un recibo; si se realiza mediante transferencia bancaria, deben conservarse la pantalla que confirme la transferencia y el historial de la operación.

Cómo comprobar las deudas pendientes del residente anterior al entrar en una vivienda nueva

En la nueva vivienda deben separarse, antes de la entrada, los gastos de administración de esa unidad y las lecturas de referencia de los contadores. No debe concluirse que el nuevo inquilino está obligado a pagar inmediatamente solo porque existan importes impagados del residente anterior. Deben comprobarse el periodo en que surgió la deuda, la naturaleza del gasto, el contenido del contrato de arrendamiento y el fundamento jurídico, y solicitar al arrendador que resuelva la situación.

El día de la entrada deben seguirse estos pasos.

1. Registrar la fecha de entrada en la oficina de administración y confirmar la fecha de inicio de la facturación al nuevo inquilino.
2. Preguntar si siguen figurando deudas del periodo anterior en el libro de cuentas de la vivienda.
3. Si existen deudas, solicitar un documento que muestre el periodo y los conceptos, y entregárselo al arrendador.
4. Fotografiar las lecturas de los contadores de electricidad, agua y gas para fijar los valores de referencia al entrar.
5. Registrar en el formulario de inspección de entrada el estado de las paredes, el suelo, las ventanas y puertas, los electrodomésticos y las instalaciones.
6. Compartir las fotografías con el arrendador y notificar por mensaje de texto o correo electrónico los defectos preexistentes.

La oficina de administración puede negarse a facilitar información detallada sobre el residente anterior por motivos de protección de datos personales. En ese caso, debe solicitarse que compruebe, sin revelar datos personales, el periodo de facturación de la vivienda, los conceptos impagados y si el saldo correspondiente a la fecha de entrada se ha separado.

Lista de comprobación final para el día de la mudanza

Gastos de administración y suministros

• He comprobado la fecha de finalización de la facturación de los gastos de administración.
• He fotografiado los contadores de electricidad, agua y gas, junto con sus números de identificación.
• He distinguido los suministros incluidos en los gastos de administración de los conceptos que deben liquidarse individualmente.
• He completado la baja del gas urbano o las medidas de seguridad correspondientes.
• He comprobado la cancelación de la domiciliación bancaria y la fecha del último cargo.
• He recibido la liquidación de los gastos de administración intermedios y el recibo de pago.

Fondo de reserva para reparaciones a largo plazo y fianza

• He recibido el certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• He distinguido los gastos de reparación y mantenimiento del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• He revisado las cláusulas especiales pertinentes del contrato de arrendamiento.
• He comprobado los conceptos deducidos de la fianza y la base de su cálculo.
• He coordinado el momento del ingreso de la fianza y la entrega de las llaves.

Entrega de la vivienda

• He registrado mediante fotografías o vídeo el estado de la vivienda vacía.
• He comprobado la cantidad de llaves, tarjetas de acceso y mandos a distancia.
• He registrado la responsabilidad por las partes dañadas o que requieren reparación.
• He compartido la tabla de liquidación final con el arrendador.
• He guardado por separado todos los documentos y registros de conversaciones.

La clave de la liquidación de una mudanza no es pagar rápidamente el importe total, sino separar el periodo de facturación, el responsable del pago y la base de cálculo de cada importe. En particular, distinguir los suministros incluidos en los gastos de administración de los suministros individuales, así como los gastos generales de administración del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, permite prevenir la mayoría de los pagos duplicados y las devoluciones omitidas.