Procedimiento y lista de comprobación para recuperar el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo al dejar una vivienda en jeonse o alquiler mensual

Si un inquilino con contrato de jeonse o alquiler mensual pagó los gastos de administración de una vivienda colectiva y también abonó en nombre del propietario el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, puede solicitar su liquidación al propietario, que en principio es quien debe asumirlo. No obstante, también debe comprobarse si el contrato de arrendamiento estableció una forma distinta de asumirlo, si el pago se completó efectivamente y si el propietario cambió durante el periodo de residencia.

Los documentos que deben prepararse son el contrato de arrendamiento, los estados de gastos de administración, el certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, los comprobantes de transferencia de los gastos de administración, el certificado del registro y la cuenta en la que se recibirá la devolución. Como no se trata de un sistema de reembolso pagado de forma centralizada por el Gobierno, no existe un plazo específico de solicitud de reembolso público ni un sitio web unificado para solicitarlo. El procedimiento básico consiste en verificar los registros en la oficina de administración y, después, solicitar directamente al arrendador la liquidación.

1. Comprobar primero si procede la devolución

Revise todas las condiciones siguientes.

• En los gastos de administración de la vivienda colectiva se cobró efectivamente el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• El inquilino pagó esos gastos de administración con su propio dinero.
• No se trata de una cantidad ya liquidada por el arrendador.
• Se comprobó si el contrato de arrendamiento contiene un acuerdo especial por el que el inquilino debe asumir definitivamente el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.

La normativa sobre administración de viviendas colectivas establece que el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo debe recaudarse de los propietarios de las viviendas colectivas y acumularse, y que, si el usuario lo pagó en su nombre, el propietario debe devolverle esa cantidad. No obstante, si el contrato de arrendamiento dispone algo distinto, su contenido puede influir en la decisión sobre la liquidación.

El fondo de reserva para reparaciones a largo plazo no se cobra en todas las viviendas. Aunque se trate de un apartamento o una vivienda colectiva, debe comprobarse si está sujeta, conforme a la normativa aplicable, a la elaboración de un plan de reparaciones a largo plazo y a la acumulación del fondo, y si ese concepto aparece efectivamente en los gastos de administración.

2. Distinguir entre el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, los gastos de mantenimiento y reparación y el depósito para gastos de administración

Aunque sus nombres sean similares, el fundamento de la obligación y la contraparte de la liquidación son distintos.

Los gastos de mantenimiento y reparación que figuran en la factura de gastos de administración no deben sumarse al fondo de reserva para reparaciones a largo plazo. Del mismo modo, el anticipo de gastos de administración solo tiene una denominación similar y no se incluye automáticamente en el importe de devolución del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.

3. Obtener el certificado de pago en la oficina de administración

Solicite a la oficina de administración o a la entidad administradora la siguiente información.

1. Periodo de cobro y pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo correspondiente a la vivienda
2. Importe cobrado mensualmente e importe efectivamente pagado
3. Reducciones, impagos, reembolsos o correcciones
4. Importe total correspondiente al periodo de arrendamiento
5. Certificado de pago que muestre la fecha de expedición y la confirmación de la entidad administradora

El Decreto de Aplicación de la Ley de Administración de Viviendas Colectivas establece que, cuando el usuario solicite la confirmación del pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo, la entidad administradora deberá expedir un certificado. Como el día del desalojo pueden realizarse simultáneamente la liquidación de los gastos de administración y del depósito de garantía, así como la entrega de las llaves, es más seguro solicitarlo con varios días de antelación cuando sea posible.

No se trata de un sistema en el que la oficina de administración devuelve directamente el dinero al arrendador. La oficina de administración es el lugar donde se verifican los registros de pago y, en principio, la contraparte de la solicitud de devolución es el propietario o la persona que haya sucedido en la relación de arrendamiento.

4. Comprobar el contrato y el historial de cambios de propietario

Busque las siguientes expresiones en el contrato de arrendamiento.

• El arrendador asume el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• El inquilino asume la totalidad de los gastos de administración.
• El inquilino asume el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• Al desalojar, el arrendador liquida el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.

Si solo se indica que los gastos de administración corren a cargo del inquilino, puede surgir una controversia interpretativa sobre si el acuerdo obliga al inquilino a asumir definitivamente también el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo. Deben examinarse conjuntamente el texto de las cláusulas especiales, las explicaciones ofrecidas al celebrar el contrato y la forma de pago de los gastos de administración.

Si el propietario cambió durante el periodo de residencia, compruebe la fecha de transmisión de la propiedad mediante el certificado del registro. Las alegaciones sobre quién es responsable pueden variar según si el adquirente de la vivienda sucedió en la posición del arrendador y según cómo liquidaron el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo el propietario anterior y el nuevo propietario durante la compraventa.

Cuando haya un cambio de propietario, es recomendable separar los documentos por periodos, como en la tabla siguiente.

Al inquilino le resulta difícil conocer los detalles de la liquidación interna entre el vendedor y el comprador. Si no está claro quién es responsable, en la práctica resulta útil presentar primero todos los documentos al arrendador actual, notificar también al propietario anterior indicando el periodo y el fundamento de la reclamación, y conservar un registro de las respuestas. Si hubo una subasta judicial, una venta pública o cambios complejos de derechos, la relación de sucesión puede diferir de la de una compraventa ordinaria, por lo que será necesario un examen jurídico individual.

5. Calcular el importe cuya devolución se solicita

El criterio más seguro no es una cantidad estimada, sino el importe efectivamente pagado que haya confirmado la entidad administradora.

Importe cuya devolución se solicita = Total del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo efectivamente pagado durante el periodo de arrendamiento - Importe ya liquidado - Importe que, conforme al contrato, se reconozca que debe asumir definitivamente el inquilino

Por ejemplo, si se presupone que todos los meses se cobró la misma cantidad y solo se multiplica por el número de meses de residencia, pueden pasarse por alto aumentos intermedios, reducciones, impagos o prorrateos del mes de entrada o salida. Si el total de los estados mensuales no coincide con el del certificado de pago, primero debe consultarse a la oficina de administración en qué mes surgió la diferencia y por qué motivo.

Elabore una hoja de liquidación separando por conceptos el depósito de garantía, el alquiler mensual impagado, los gastos generales de administración, los costes de restauración al estado original y el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo. Si hay cantidades que deban compensarse, es recomendable dejar constancia documental de qué crédito se compensa y por qué importe, de modo que ambas partes puedan comprobarlo.

6. Solicitar por escrito la devolución al arrendador

La solicitud de devolución debe incluir lo siguiente.

• Dirección, edificio y número de la vivienda arrendada
• Duración del contrato de arrendamiento y periodo de residencia efectiva
• Periodo de pago y total del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo
• Indicación de que se adjunta el certificado de pago
• Cuenta en la que se recibirá la devolución
• Fecha razonable para la que se solicita una respuesta o el pago
• Datos de contacto

Aunque la solicitud se realice por mensaje de texto o mensajería, envíe también el archivo del certificado de pago y la hoja de cálculo del importe, y conserve el registro del envío. Si se prevé una controversia, puede considerarse un método que permita comprobar el contenido enviado y su recepción, como el correo con certificación de contenido.

La solicitud de devolución puede redactarse de la siguiente manera.

Adjunto el certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo que aboné en su nombre como parte de los gastos de administración durante el periodo de arrendamiento. Tras reflejar el total efectivamente pagado que figura en el certificado y el importe ya liquidado, la cantidad cuya devolución solicito es de ○○ wones. Le ruego que revise los documentos adjuntos y responda antes del día ○ del mes ○.

No dé por sentada la aprobación ni el pago y exponga claramente los fundamentos del cálculo, de modo que la otra parte pueda formular objeciones basadas en cláusulas especiales del contrato o en liquidaciones anteriores.

7. Lista de comprobación para la liquidación el día de la mudanza

• Recibí la factura final de gastos de administración o una liquidación provisional.
• Comprobé las fechas de inicio y finalización del certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• No mezclé los gastos de mantenimiento y reparación ni el depósito para gastos de administración con el importe de devolución.
• Volví a comprobar las cláusulas especiales del contrato de arrendamiento sobre el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo.
• Anoté como conceptos separados el depósito de garantía, el alquiler mensual, los servicios públicos y los costes de restauración al estado original.
• Comuniqué por escrito al arrendador el importe cuya devolución solicito y la cuenta bancaria.
• Si lo recibí en efectivo, preparé un recibo o una confirmación de liquidación.
• Comprobé la situación contractual para evitar que la entrega de llaves y los trámites relativos al registro de residencia se realizaran antes de recibir el depósito de garantía.
• Conservé el certificado de pago, la hoja de liquidación, los comprobantes de transferencia y los registros de las conversaciones.

8. Qué hacer si se descubre después del desalojo

Incluso después de la mudanza, si puede demostrarse que el inquilino realizó el pago en nombre de otra persona durante el periodo de arrendamiento, puede reunir inmediatamente los documentos y solicitar la devolución. En primer lugar, consulte a la oficina de administración de ese momento o a la entidad administradora actual si es posible expedir un certificado de pago por vivienda y periodo.

Deben prepararse los siguientes documentos.

• Contrato de arrendamiento anterior
• Documentos que permitan comprobar los periodos de entrada y salida
• Facturas mensuales de gastos de administración
• Registros de transferencias bancarias o pagos con tarjeta
• Certificado de pago del fondo de reserva para reparaciones a largo plazo
• Certificados del registro de aquel momento y actuales
• Solicitudes de devolución enviadas al arrendador y registros de sus respuestas

No se trata de un sistema con un plazo breve y específico para solicitar el reembolso, pero las reclamaciones dinerarias están sujetas a prescripción extintiva. Como el plazo de prescripción de las reclamaciones dinerarias y su fecha de inicio pueden variar según las partes y la naturaleza del contrato, deben confirmarse mediante asesoramiento jurídico de entidades como la Corporación de Asistencia Jurídica de Corea. Si se trata de una reclamación antigua, es más seguro no determinar arbitrariamente la fecha inicial y obtener asesoramiento jurídico cuanto antes.

9. Verificación que suele pasarse por alto: distinguir entre el importe cobrado y el importe pagado

El hecho de que el fondo de reserva para reparaciones a largo plazo figure en la factura de gastos de administración no significa por sí solo que todo ese importe sea reembolsable. Como el fundamento de la devolución es la cantidad que el inquilino pagó efectivamente en nombre de otra persona, deben comprobarse las siguientes diferencias.

• Cantidades facturadas pero no pagadas
• Cantidades correspondientes a los meses en que el arrendador pagó directamente
• Cantidades reducidas o reembolsadas debido a correcciones de los gastos de administración
• Cantidades cobradas por periodos anteriores a la entrada o posteriores al desalojo
• Cantidades ya devueltas en una liquidación anterior
• Cantidades vinculadas incorrectamente a los datos de la vivienda

Si la entidad administradora cambió y los documentos antiguos están dispersos, deben obtenerse por separado los correspondientes a cada periodo de administración y vincularse entre sí. Esta verificación reduce las reclamaciones duplicadas y las omisiones que pueden producirse cuando simplemente se multiplica el importe mensual por el número de meses de residencia.

10. Si el propietario se niega a devolverlo

En primer lugar, solicite por escrito el motivo de la negativa. Si organiza los documentos por cada cuestión controvertida, como las cláusulas especiales del contrato, la alegación de que ya se pagó, el cambio de propietario o las discrepancias en los importes pagados, será más fácil explicar los hechos en una mediación o un litigio.

Si no se alcanza un acuerdo, puede comprobarse si el asunto puede someterse al Comité de Mediación de Conflictos sobre Arrendamientos de Vivienda u obtener asesoramiento jurídico de entidades como la Corporación de Asistencia Jurídica de Corea. La mediación es un procedimiento para resolver disputas entre las partes y la devolución no queda confirmada automáticamente por el mero hecho de presentar una solicitud. Si el importe es elevado o existen transmisiones de propiedad o subastas implicadas, deben examinarse individualmente la parte responsable y la prescripción extintiva.