集中力回復の3つの方法と業務別の適用基準

忙しいのに終えた仕事がないなら、まず完了させる成果物を1つ決めるとよいです。通常の連絡は確認するタイミングを分け、中断する前には再開メモを残してください。時間を確保しにくい業務なら、まず連絡のルールを調整してください。

時間と個数は実践例です。根拠は2009年と2018年の研究資料で確認してください。

忙しいのに終えた仕事がない理由

業務の間を頻繁に行き来すると、働いた時間に比べて成果物が少なくなることがあります。メッセージを確認した後は、元の作業の文脈をもう一度たどる必要があります。ただし、業務量そのものが多い場合や必要な資料がない場合も、仕事は滞ります。集中する習慣だけですべての遅れを説明することはできません。

注意残余とは、別の仕事に移っても前の仕事についての考えが残る現象です。Sophie Leroyの2009年の研究では、未完了の課題から注意を切り離すのは難しいと説明されています。研究では、その後の課題の遂行にも影響が見られました。2009年の注意残余研究

まず、作業が止まった理由を分けてください。

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通常のメッセージは決めた時間に確認し、確保した集中時間で定めた成果物を仕上げましょう。

1. 完了させる成果物を1つ決める

計画には活動名ではなく、完了したかどうかを確認できる成果物を書いてください。「資料調査」とだけ書くと、どこで止めるべきか判断しにくくなります。比較項目と整理する形式を決めると、今回の作業の範囲が明確になります。数字は作業の大きさを決める例として活用してください。

タイムブロッキングとは、予定の時間枠に取り組む仕事を割り当てる方法です。たとえば、確保できる30分に成果物を1つ割り当ててください。30分はこの記事における適用例です。実際の時間は、業務や連絡対応の義務に合わせて決めてください。

1. 今日進める必要がある仕事を選んでください。
2. 確保できる時間枠を決めてください。
3. その時間内に完了させる成果物を1行で書いてください。
4. 終わったら、決めた成果物が残っているか確認してください。

2. 連絡を確認する時間を分ける

集中する時間帯は、通常の連絡を確認するタイミングをあらかじめ決めてください。すぐに返答する必要がある連絡は別に分けます。協業する相手には確認するタイミングを伝えておいてください。電話についても、例外とする相手と用途を決めておくとよいです。

1. 集中する時間帯に後回しにできる通知を切ってください。
2. 緊急連絡を受ける経路を決めてください。
3. 通常のメッセージをいつ確認するか同僚に伝えてください。
4. 作業に必要のないスマートフォンは手の届かない場所に置いてください。
5. 集中する時間帯が終わったら、後回しにした連絡を確認してください。

同僚には「下書きの作成後に通常のメッセージを確認します」と伝えられます。続けて、急ぎの依頼を受ける経路を案内してください。予告せずに連絡を断つと、相手はいつ返答を得られるのか判断しにくくなります。連絡確認のルールは、実際の業務上の義務に合わせて決める必要があります。

文章を書いている間は、不要な検索画面も閉じておいてください。出典が必要な箇所には「統計の出典を確認する必要あり」のように記してください。ただし、その情報が文章の方向性を決める場合は、先に確認する必要があります。下書きに付けた事実確認の印は、提出前に対応してください。

3. 中断する前に再開メモを残す

再開メモには、次の作業を始める手がかりを書いてください。「企画書の続きを書く」だけでは、開始地点を見つけにくくなります。作業していた文書の末尾に残してもかまいません。別のアプリや書式は必要ありません。

1. どこまで終えたか記録してください。
2. まだ確認または決定する必要がある事項を書いてください。
3. 戻ってきて最初にする行動を指定してください。

企画書なら、以下のように短く記録できます。

読書にも同じ形式を適用できます。しおりに、次の章で確認する質問を書いてください。急ぎの依頼によってメモを残せなかった場合は、戻ってから最後に作業した箇所を探してください。その箇所で次の行動を1つ決めて始めてください。

再開メモに関する研究が確認した範囲

再開計画の研究では、新たに割り込んだ業務の遂行を評価しました。Sophie LeroyとTheresa M. Glombによる2018年の論文です。再開計画を立てた条件では、注意残余が減りました。割り込んだ課題の遂行低下も緩和されました。2018年のTasks Interrupted論文

元の業務に戻った後の遂行能力の向上は、この研究では検証されていません。この範囲は、University of Washingtonの研究紹介で確認できます。したがって、再開までの時間が一定して短くなると言える根拠はありません。メモは、作業を再開する手がかりを残す実践方法として活用してください。University of Washingtonの研究説明

業務条件別の適用方法の比較

連絡を後回しにできる程度に応じて、適用方法を変えてください。個人で進める文書作業とリアルタイムで対応する業務では条件が異なります。通知を切るのが難しい場合は、完了させる作業をさらに細かく分けてください。中断が多い業務では、再開メモを先に適用できます。

1人で集中しても進まない仕事

他の人の返答が必要なら、待っている部分を別に示してください。これは個人の集中だけでは解決しにくい状況です。止まっている作業全体を何度も開くのではなく、進められる部分を分けてください。以下の手順は、業務の依存関係を整理するための適用方法です。

1. 作業を妨げている資料や決定事項を書いてください。
2. 確認する相手に必要な内容を具体的に依頼してください。
3. 返答がなくても進められる部分を探し、作業範囲を絞ってください。
4. 返答後に再開する行動を再開メモに残してください。

たとえば、顧客事例の確認が必要な企画書が考えられます。事例の段落は確認待ちとして示してください。すでに確認済みの情報で書ける部分から進めてください。進められる部分がない場合は、日程または業務範囲を調整する必要があります。

集中計画でよくある間違い

時間を守ることだけで作業の完了を判断しないでください。決めた時間中ずっと座っていても、成果物が残らない場合があります。反対に、計画した成果物を先に完成させる場合もあります。時間と完了基準をあわせて確認してください。

1日の終わりに計画を調整する方法

1日が終わったら、成果物と中断した原因をあわせて確認してください。30分を確保するのが難しかった場合は、15分に短縮できます。この数字は、集中力の標準でも効果が保証された基準でもありません。時間を短くするときは、成果物の範囲もあわせて縮小してください。

1. 最初に決めた成果物と実際に完了した部分を比較してください。
2. 未完了の理由を、作業の大きさ、連絡、資料待ちに分けてください。
3. 次の作業で変える条件を1つ決めてください。
4. 次に始める箇所をメモし、業務を終えてください。