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Si está ocupado pero no ha terminado nada, conviene elegir primero un resultado concreto que pueda completar. Divida los momentos para revisar las comunicaciones generales y, antes de una interrupción, deje una nota para retomar la tarea. Si se trata de un trabajo para el que resulta difícil reservar tiempo, ajuste primero las reglas de comunicación.
Los tiempos y las cantidades son ejemplos de aplicación. Consulte las fuentes de los estudios de 2009 y 2018 para comprobar la evidencia.
Por qué está ocupado pero no termina nada
Si cambia con frecuencia de una tarea a otra, puede obtener pocos resultados en comparación con el tiempo trabajado. Después de revisar un mensaje, tiene que recuperar el contexto de la tarea original. Sin embargo, el trabajo también se acumula cuando el volumen es excesivo o faltan los materiales necesarios. Los hábitos de concentración por sí solos no explican todos los retrasos.
La atención residual es el fenómeno por el que, incluso después de pasar a otra tarea, siguen presentes los pensamientos sobre la anterior. El estudio de Sophie Leroy de 2009 explica que resulta difícil apartar la atención de una tarea sin terminar. El estudio también mostró efectos en el desempeño de la tarea posterior. Estudio de 2009 sobre la atención residual
Primero, distinga por qué se detuvo el trabajo.
| Situación observada | Aspecto que debe revisar primero |
|---|---|
| Mientras escribe un documento, alterna repetidamente entre mensajes y búsquedas | Los cambios de tarea y la forma de revisar las notificaciones |
| No puede decidir por dónde empezar | El criterio para considerar terminada esta tarea |
| Se detiene mientras espera una respuesta o materiales | Lo que debe solicitar a otras personas |
| El volumen de trabajo necesario supera el tiempo disponible | El alcance y la prioridad del trabajo |
Revisa los mensajes habituales a horas definidas y usa el tiempo de concentración para terminar el resultado elegido.
1. Elegir un resultado concreto que pueda terminar
En el plan, anote un resultado cuyo estado de finalización pueda comprobar, en vez del nombre de una actividad. Si solo escribe «investigar», resulta difícil decidir dónde detenerse. Si define los elementos que comparará y el formato en el que los organizará, establecerá los límites de esta tarea. Use las cifras como ejemplos para definir el tamaño del trabajo.
| Plan impreciso | Plan con un criterio de finalización |
|---|---|
| Estudiar | Resolver 3 problemas y anotar por qué se equivocó |
| Investigar | Resumir en una página las diferencias entre 2 productos |
| Redactar una propuesta | Escribir en tres frases por qué se necesita la propuesta |
| Preparar una presentación | Definir una frase clave que el público deba recordar |
La planificación por bloques de tiempo consiste en asignar tareas a periodos concretos de la agenda. Por ejemplo, vincule un resultado concreto con los 30 minutos que pueda reservar. Los 30 minutos son un ejemplo de aplicación de este artículo. Defina el tiempo real según el trabajo y sus obligaciones de comunicación.
- Elija una tarea en la que deba avanzar hoy.
- Defina el periodo de tiempo que puede reservar.
- Escriba en una línea el resultado que terminará dentro de ese periodo.
- Cuando acabe, compruebe si obtuvo el resultado definido.
2. Dividir los momentos para revisar las comunicaciones
Durante un periodo de concentración, defina de antemano cuándo revisará las comunicaciones generales. Separe las comunicaciones que requieren una respuesta inmediata. Informe a las personas con las que colabora de cuándo las revisará. También conviene definir qué personas y usos serán excepciones para las llamadas.
- Desactive las notificaciones que pueda posponer durante el periodo de concentración.
- Defina un canal para recibir comunicaciones urgentes.
- Informe a sus compañeros de cuándo revisará los mensajes generales.
- Deje fuera de su alcance el smartphone que no necesite para la tarea.
- Cuando termine el periodo de concentración, revise las comunicaciones aplazadas.
Puede decirles a sus compañeros: «Revisaré los mensajes generales después de redactar el borrador». A continuación, indique el canal por el que recibirá las solicitudes urgentes. Si corta la comunicación sin avisar, a la otra persona le resultará difícil saber cuándo recibirá una respuesta. Las reglas para revisar las comunicaciones deben definirse de acuerdo con las obligaciones reales del trabajo.
Mientras escribe, cierre también las ventanas de búsqueda innecesarias. Marque las partes que necesiten una fuente con notas como «Hay que comprobar la fuente de las estadísticas». Sin embargo, si esa información determina la dirección del texto, debe comprobarla primero. Resuelva las marcas de verificación de datos del borrador antes de entregarlo.
3. Dejar una nota para retomar antes de una interrupción
En la nota para retomar, escriba una indicación que le permita iniciar la siguiente parte del trabajo. Con una nota como «Seguir escribiendo la propuesta» resulta difícil encontrar el punto de inicio. Puede dejarla al final del documento en el que estaba trabajando. No necesita una aplicación ni una plantilla aparte.
- Registre hasta dónde ha avanzado.
- Anote lo que aún debe comprobar o decidir.
- Defina la primera acción que hará cuando vuelva.
En el caso de una propuesta, puede dejar una nota breve como la siguiente.
| Elemento de la nota | Ejemplo |
|---|---|
| Estado del trabajo | Párrafo sobre la definición del problema terminado |
| Asunto pendiente | Hay que comprobar la evidencia del caso del cliente |
| Siguiente acción | Revisar los materiales del caso y después escribir el párrafo correspondiente |
Puede aplicar el mismo formato a la lectura. Anote en el marcapáginas una pregunta que deba comprobar en el siguiente capítulo. Si no pudo dejar una nota debido a una solicitud urgente, cuando vuelva busque el último punto en el que trabajó. Defina una siguiente acción en ese punto y empiece.
